Back order pasti sudah tidak asing lagi bagi kalangan seorang entrepreneur maupun pebisnis. Hal ini karena berkaitan dengan produk yang mereka jual atau dipasarkan kepada konsumen. Sehingga bagi Anda yang akan atau sedang berkecimpung dalam bidang ini, sangat penting memperhatikan manajemen dari persediaan produk Anda.
Jika tidak, maka bisa saja konsumen yang dulunya loyal karena hal tersebut malah akan beralih kepada competitor. Terutama, jika mereka merasa produk tersebut sangat dibutuhkan.
Apa Yang Dimaksud Dengan Backorder
Back order adalah kondisi produk yang konsumen pesan tidak tersedia, baik sebagian maupun secara seluruhnya. Sehingga jika konsumen ingin memesannya, perlu menunggu dengan waktu tertentu atau bahkan tidak diketahui waktu pastinya. Bahkan sebagian pengusaha ada memberikan jaminan kepada konsumen.
Baca Juga : Pentingnya Memahami Stock Keeping Unit dalam Meningkatkan Bisnis Anda
Sampai akhirnya produk yang ingin dibeli dapat dikirim setelah barang tersedia. Untuk lebih memahaminya, sebagai contoh Jika membeli daster berbahan rayon sebanyak 2000 pcs. Namun, ternyata barang tersebut sedang mengalami backorder dan hanya tersedia 1000 pcs saja. Dengan begitu, biasanya pihak produksi akan mengabarkan kepada konsumen terlebih dahulu.
Jika memang, setuju maka akan dikirimkan sebanyak 1000 pcs terlebih dahulu, kemudian 1000 pcs nya lagi akan dikirimkan di kemudian hari setelah produk tersedia. Jadi apa itu back order? Yaitu persediaan barang yang kurang atau bahkan tidak ada. Sehingga mengharuskan pengusaha untuk melakukan tambahan pengadaan barang secepatnya untuk memenuhi permintaan.
Penyebab Terjadinya Backorder
Back order artinya barang yang diminta atau diinginkan oleh konsumen sedang tidak tersedia. Penyebab dari kondisi ini sendiri beragam, dari mulai angka permintaan mendadak tinggi dan lain sebagainya. Untuk lebih jelasnya, simak ulasan berikut ini!
1. Safety Stock Rendah
Setelah mengetahui pengertian back order, maka hal tersebut terjadi karena beberapa faktor. Salahnya karena adanya kekeliruan dari safety stock. Hal ini karena persediaan akan mengalami kekurangan produk.
Sehingga dapat mengakibatkan kerugian bagi brand atau sebuah perusahaan. Salh satunya yaitu mengalami back order yang menagkbitkan persediaan tidak dapat memenuhi permintaan dari konsumen. Bahkan jika itu hanya permintaan regular seperti biasanya.
2. Angka Permintaan yang Meningkat Drastis
Back order process dapat terjadi karena adanya permintaan atau tingkat trofik mengenai suatu produk tiba-tiba meningkat. Biasanya hal tersebut karena adanya promosi, musim, dan lain sebagainya. Sehingga membuat para konsumen semakin tertarik untuk membeli produk tersebut.
Misalnya, ketika menjelang hari raya idul fitri maka permintaan pakaian muslim akan membludak. Meskipun harga yang mereka tawarkan lebih mahal daripada biasanya. Tentu saja, kondisi ini akan lebih meningkat, jika terdapat diskon dengan persentase yang cukup menggiurkan.
3. Kondisi Cuaca Ekstrem atau Hal Tidak Terduga Lainnya
Saat suatu daerah atau wilayah mengalami kondisi cuaca yang ekstrim dan tidak terduga, maka hal tersebut dapat menyebabkan terjadikan back order. Hal ini karena aktivitas distribusi barang dapat terkendali sehingga tidak dapat sampai tepat waktu sesuai dengan kesepakatan yang telah ditentukan. Dengan begitu, penyaluran kepada pihak konsumen pun akan terkendala.
Misalnya, Brand Arya memproduksi dan mendistribusikan pakaian laki-laki ke Bandung ke daerah pelosok. Namun, tiba-tiba terjadi hujan dan angin yang kencang sehingga tidak memungkinakn untuk kendaraan lewat. Dengan begitu, pengiriman barang dapat terkendala bahkan nyaris untuk diantarkan tepat waktu.
4. Adanya Human Error
Seperti yang sudah diketahui apa maksud backorder itu sendiri yaitu persediaan atau stok produk mengalami kekurangan bahan habis. Dimana salah satu penyebabnya yaitu terjadinya human error. Seperti salah melakukan perhitungan karena kurang teliti.
Maka untuk meminimalisir hal tersebut, karyawan yang bertugas wajib untuk memperhatikan dan menghitung stok persedian barang secara berkala. Selain itu, untuk peningkatan kinerja karyawan, Anda dapat mengadakan pelatihan sehingga hard skill maupun soft skill yang perusahaan butuhkan meningkat.
5. Kesalahan Sistem Manajemen Gudang
Penyebab internal lainnya yang dapat menyebabkan backorder terjadi yaitu adanya kesalahan pada sistem manajemen pergudangan perusahan. Sehingga sangat penting untuk menjaga sistem manajemen gudang dengan tepat. Hal ini dilakukan untuk menjaga pengelolaan dari stok barang yang ada dalam gudang dapat terjaga dengan aman dan stock pun dapat terpantau dengan baik.
Salah satunya yaitu dengan menyediakan ruang penyimpanan yang memadai sehingga dapat menyimpan stok barang dengan lebih leluasa. Dengan begitu, permintaan dari konsumen pun dapat dipenuhi dengan baik. Selain itu, perhatikan pula data persedian barang dengan barang dan jangan menunggu barang benar-benar habis untuk menyetok produk.
Terlebih jika dalam produksinya, membutuhkan waktu yang lama. Tidak hanya itu saja, komunikasi dengan pelanggan pun haruslah jelas mengenai perkiraan waktu untuk kirim barang, upaya dalam meningkatkan efisiensi produksi, dan lain sebagainya.
6. Permasalahan Pihak Pemasok atau Supplier
Backorder pun dapat terjadi karena adanya permasalahan dari pihak pemasok maupun supplier. Contoh backorder yaitu pemasok bahan baku tutup lama karena libur idul fitri, sementara terdapat permintaan yang banyak terhadap suatu produk. Sehingga permintaan tersebut pun tidak dapat Anda penuhi korean kegiatan produksi terhambat.
Tips mengantisipasi backorder
Back order memang dapat terjadi pada siapa saja, apabila tidak dikelola dengan baik. Maka, untuk mengatasi atau meminimalisir terjadinya hal tersebut, Anda dapat menggunakan beberapa tips berikut ini!
1. Prioritaskan Barang Sesuai Kebutuhan Pelanggan
Prioritaskan lah produk atau barang yang sekiranya menurut data banyak dibutuhkan oleh konsumen. Semakin Anda selektif dan memilih persedian barang yang tepat, maka hal tersebut dapat meminimalisir terjadinya backorder. Hal ini karena ketersedian produk dapat terjaga dengan baik. Sehingga dapat meningkatkan loyalitas dari konsumen.
2. Lakukan Pelaporan Data Secara Real Time
Dalam mengatasi terjadinya kekosongan stock produk, maka perusahaan yang Anda kelola membutuhkan sistem manajemen investasi yang dapat membuat laporan produk secara real time dan akurat. Hal ini dilakukan supaya resiko terjadinya keterlambatan penyaluran barang kepada pelanggan dapat menurun.
3. Selalu Sedia Safety Stock
Backorder cost adalah suatu kondisi terjadinya kekosongan stok barang sehingga dapat menghambat permintaan pelanggan. Untuk mengatasi hal tersebut, maka dapat melakukan safety stock sesuai dengan data yang telah ditentukan berdasarkan analisa yang tepat.
Misalnya, produk baju baby dengan kode Abcd memiliki peminat yang tinggi berdasarkan dengan data yang diperoleh. Maka, usahakan untuk mengutamakan safety stock produk tersebut, meskipun masih tersedia beberapa pcs.
4. Konsisten Tinjau Data Penjualan
Untuk mengatasi terjadinya back order yaitu dengan meninjau secara konsisten data penjualan karena dengan informasi tersebut, Anda dapat mengetahui produk apa yang banyak diingin, perilaku konsumen, waktu pemesanan, dan lain sebagainya.
Baca Juga : Packing List: Pengertian, Manfaat, Resiko, dan Cara Membuatnya
Misalnya, ketika produk B memiliki peningkatan penjualan selama 4 tahun berturut-turut pada musim hujan. Maka, produk tersebut dapat Anda perbanyak beberapa bulan sebelum terjadinya musim tersebut. Sehingga jika ada permintaan yang cukup banyak lebih dari biasanya, perusahaan dapat memenuhinya dengan baik.
5. Jangkau Lebih Banyak Pemasok
Habisnya persediaan stok salah satunya karena adanya masalah terhadap supplier atau pemasok barang. Sehingga untuk mengatasi hal tersebut, tidak ada salahnya jika Anda memperluas koneksi pemasok produk untuk perusahaan.
Meskipun begitu, pastikan bahwa pemasik tersebut sesuai dengan standar perusahaan. Sehingga dapat menguntungkan kedua belah pihak dan kerjasama dapat terjalin dengan baik. Dengan begitu, jika ada masalah di pemasok permata, Anda dapat mengirimkannya ke pemasok kedua. Meskipun begitu, tetaplah bergerak atau bertindak sesuai dengan kesepakatan bersama.
Perbedaan Back order Dengan Out Of Stock
Back order merupakan kondisi persediaan produk tidak tersedia saat ini, tetapi dapat konsumen dapat menerimanya di waktu yang mendatang. Apabila produk atau barang tersebut telah tersedia. Semenatra, out of stock meruakan sebuah kondisi produk yang sudah tidak ada lagi perasaannya dan tidak memiliki waktu yang pasti, kapan akan tersedianya kembali.Backorder merupakan kondisi yang bisa saja dialami oleh Anda sehingga untuk mengatasi hal tersebut, Anda dapat menerapkan beberapa langkah yang telah di atas bahas. Seperti halnya memprioritaskan barang yang sesuai kebutuhan konsumen, konsisten dalam meninjau data penjualan, dan lain sebagainya.
