Pengertian Surat Pengiriman Barang dalam Bisnis Logistik

Surat pengiriman barang  merupakan salah satu surat yang penting dalam proses kirim barang. Pasalnya, jika tidak ada surat tersebut maka akan sulit dalam mengkonfirmasi pesanan atau produk yang dikirimkan. Selain itu, jika terjadi kesalahan maka pihak pengirim maupun penerima yang akan repot.

Apa Itu Surat Pengiriman Barang

surat pengiriman barang adalah surat yang perlu Anda lampirkan bersamaan dengan pengiriman barang. Baik itu dilakukan oleh perorangan, toko, sampai dengan perusahaan. Selain itu, surat ini pun dibuat dengan maksud supaya pihak penerima barang dapat mempersiapkan dalam menerima barang sesuai dengan list yang sudah tertera. 

Baca Juga : Ingin Mengirim Dokumen ke Luar Negeri? Pakai SAP Express Saja!

Adapun pihak yang membuat surat ini adalah ekspedisi atau vendor yang memiliki kewajiban dalam mengirimkan barang sampai dengan ke alamat tujuan. Dimana nantinya, dari list tersebut penerima dapat mengajukan klaim jika barang tidak sesuai atau kurang.

Fungsi Surat Pengiriman Barang

Surat ini tidak hanya berfungsi untuk untuk dokumen pelengkap dalam pengiriman barang. Namun, ada beberapa fungsi lainya yang menjadikannya dokumen lengkap. Selain itu, fungsinya pun sedikit berbeda dengan surat perniagaan lainnya. Untuk lebih jauh, simak ulasan mengenai fungsi ini!

• Sebagai  surat pengiriman barang furniture maupun lainnya yang memberikan informasi kepada penerima barang maupun konsumen mengenai barang yang dipesan tersedia ataupun tidak.
• Sebagai surat pemberitahuan yang dapat menjadi sebuah alat yang dapat digunakan pengirim untuk dapat menagih  pengirimana kepda peneriam abrnag aatu konsumen
• Surat tersebut dapat dijadikan sebagai acuan dalam mengecek, apakah barang telah sesuai dengan permintaan atau tidak.
• Surat pengiriman dapat menjadi salah sau alat dalam menyakinkan penerima bahwa pengiriman barang telah pengirim siapkan dengan baik oleh pihak penyedia jasa pengiriman barang.

Komponen dalam Surat Pengiriman Barang

Surat jalan pengiriman barang memiliki beberapa komponen dan hal ini wajib ada dalam pembuatannya. Adapun komponen tersebut adalah sebagai berikut!

1. Kop Surat

Komepenna ini umumnya berisi menangani profile perusahaan pengirim barang. Diman berupa alamat, kontak yang dapat dihubungi, dan nama perusahaan. Selain itu, bagian ini menjadi salah satu bagian yang penting karena dapat menunjukan kredibilitas surat pengiriman memang valid. Adapun nomor telepon yang tertera bertujuan untuk dapat memudahkan kuris untuk menemukan alamat, saat ia kesusahan dalam menemukannya.

2. Nomor surat

Komponen ini memiliki fungsi untuk internal perusahaan Anda yaitu berfungsi untuk pengarsipan dokumen. Dengan begitu, nomor tersebut menjadi penanda apabila suatu waktu dokumen tersebut dibutuhkan dan Anda dapat mencarinya dengan mudah.  Dengan begitu, komponen ini menjadi salah satu komponen dalam cara membuat surat jalan pengiriman barang yang tepat.

3. Alamat dan nama penerima

Kemudian, Anda pun perlu mencantumkan nama penerima barang tersebut berikut dengan alamat lengkapnya. Sehingga nantinya, jasa pengiriman barang dapat mengantar barang ke tempat yang tepat.pastikan untuk mengecek hal ini beberapa kali untuk memastikan sebelum barang diserahkan ke jasa pengiriman.

4. Rincian pesanan barang

Komponen yang tidak boleh Anda lupakan selanjutnya yaitu rincian pesanan  barang yang nantinya akan dikirimkan. List barang ini akan membantu Anda untuk mengecek barang yang hendak akan dikirim. Apakah sudah sesuai dengan permintaan konsumen ataukah memang belum.

 Dengan begitu, dalam rencana ini perlu tercantum mengenai harga, waktu, metode pembayaran, dan jumlah barang yang dikirimkan. Semua rincian tersebut perlu dipastikan ada sehingga nantinya penerima dapat memenuhi kewajibannya dalam membayar sesuai dengan ketentuan. Komponen ini perlu digunakan, baik dalam surat pengiriman barang semi block style maupun style yang lainnya.

5. Perihal surat

Penggunaan perihal dalam surat jenis ini sangatlah penti karena hal tersebut membahas mengenai hal-hal yang ada di dalamnya. Selain itu, dalam perihal pun tercantum tujuan dari surat tersebut. Dengan begitu, penerima dapat lebih mudah memahami maksud dari pengiriman dokumen tersebut.

Contoh Surat Pengiriman Barang

Contoh surat pengiriman barang semi block style ataupun yang lainnya, dapat memudahkan Anda untuk memahami lebih jauh mengenai jenis surat ini. Untuk lebih detailnya, simak ulasan berikut ini!

1.      Surat Pengiriman Barang Elektronik

=== KOP SURAT ===

Nomor: 109/EM/IX/2023

Lampiran: 3 (tiga) lembar

Hal: Pemberitahuan Pengiriman Barang

Kepada,

CV Setia Jaya

Di Jalan Pahlawan, No. 3

Bandung

Dengan hormat,

Surat saudara pada tanggal 10 Januari 2023 dengan Nomor: 108/EM/IX/2023 perihal pesanan produk elektronik telah kami terima baik.

Dengan ini, kami bermaksud untuk memberitahukan wabah barang tersebut telah kami kirimkan menggunakan paket kilat dari SAP Express. Selain itu, barang pesanan menggunakan pengepakan khusus yang dilengkapi dengan bubble wrap. Sehingga barang tidak mengalami kerusakan saat dalam perjalanan.

Bersama ini pula, kami lampirkan packing list dan faktur dengan harga Rp 400.000.000 ( Empat ratus juta rupiah) atas pembelian:

10 Unit Kulkas

72 Unit Smart TV

29 Unit Mesin Cuci

16 Unit AC

5 Unit Kipas Angin

Bersamaan dengan barang pesanan, kami kirimkan pula hadiah langsung berupa 1 unit kulkas sesak dengan promo yang berlangsung. Setelah menerima barang, harap segera melunasi pembayaran.

Atas perhatiannya saudara, kami ucapkan terimakasih..

Hormat kami,

Fatih

Baca Juga : Dokumen, Syarat, dan Cara Mengurus Izin Ekspor yang Perlu Anda Tahu

2.      Surat Pengiriman Alat Tulis Kantor

=== KOP SURAT ===

Nomor: 420/EM/IV/2023

Lampiran: 3(tiga) lembar

Hal: Pemberitahuan Pengiriman Barang

Kepada,

CV

Di Pahlawan, No. 3

Bandung’

Dengan hormat,

Surat Saudara tertanggal 31 Januari 2023 dengan Nomor: 419/EM/IV/2023 perihal pesanan barang alat tulis kantor telah kami terima dengan baik.

Dengan ini kami memberitahukan bahwa barang pesanan telah kami kirim dengan menggunakan paket kilat dari SAP Express. Selain itu, barang tersebut telah kami lengkapi dengan bubble wrap supaya mencegah terjadinya kerusakan dalam perjalanan/

Bersamaan dengan ini pula, kami melampirkan list barang dan faktur dengan harga Rp50.000.000 ( seratus juta rupiah) atas pembelian:

10 dus kertas A4 70 gr

2 karton pulpen 0,5

12 liter isi ulang tinta printer

3 dus gunting

Setelah menerima barang tersebut, diharapkan untuk segera melakukan pembayaran sesuai dengan nominal yang tercantum.

Atas perhatian saudara, kami ucapkan terimakasih

Hormat Kami

Fara

Surat pengiriman barang memang sangat penting untuk dilampirkan dalam proses kirim barang kepada konsumen. Selain itu, ada beberapa komponen yang perlu Anda perhatikan dalam proses pembuatanya antara lain yaitu KOP surat, nomor surat, dan lain sebagainya.