Dalam pengiriman barang menggunakan kapal dari satu negara ke negara lainnya memerlukan dokumen khusus yang sering dinamakan dengan shipping instruction. Perlu diketahui bahwa dokumen tersebut berisikan tentang teknis atau tata cara pengiriman barang yang sesuai dengan kesepakatan pembeli dan penjual. Dengan adanya dokumen tersebut membuktikan bahwa pengiriman barang dilakukan sesuai dengan aturan administrasi yang berlaku sehingga tidak melanggar hukum.
Pengertian Shipping Instruction
Apa Itu Shipping Instruction? Adalah dokumen atau set instruksi yang diberikan oleh pengirim (shipper) kepada perusahaan pengiriman atau agen pengangkut. Pada dasarnya, dokumen ini diperlukan untuk memastikan bahwa barang dikirim sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan dan tidak melanggar aturan hukum.
Baca Juga : Apa Itu Port of Discharge? Fungsi dan Perbedaan Dengan Port of Delivery
Dokumen ini berisi informasi rinci tentang pengiriman, termasuk detail tentang barang, alamat tujuan, persyaratan pengemasan dan instruksi khusus lainnya. Dengan memberikan informasi lengkap dan instruksi jelas, shipping instruction membantu meminimalkan risiko dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.
Fungsi Shipping Instruction
Shipping Instruction memiliki berbagai fungsi penting dalam proses pengiriman barang sehingga perlu diperhatikan dengan baik dan cermat. Fungsi-fungsi ini memastikan bahwa pengiriman dilakukan dengan cara yang aman, efisien, dan sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Berikut adalah fungsi utama dari shipping instruction yang perlu Anda ketahui:
1. Memberikan Informasi Lengkap dan Akurat
Shipping instruction memberikan semua detail yang diperlukan tentang barang yang akan dikirim, termasuk deskripsi, jumlah, berat, dimensi dan nilai. Informasi ini sangat penting untuk pengiriman yang tepat dan untuk memenuhi persyaratan mengikuti aturan bea cukai.
2. Mengurangi Risiko Kesalahan
Dengan memberikan instruksi yang jelas dan rinci, shipping instruction membantu mengurangi kemungkinan kesalahan dalam penanganan, pengemasan, dan pengiriman barang. Ini mencakup instruksi khusus untuk barang yang memerlukan penanganan khusus atau kondisi tertentu.
3. Memastikan Kepatuhan Regulasi
Shipping Instruction membantu memastikan bahwa semua persyaratan hukum dan regulasi dipatuhi, termasuk aturan bea cukai, keamanan dan peraturan transportasi internasional. Hal ini penting untuk menghindari denda, penundaan atau masalah hukum lainnya yang mungkin saja terjadi.
4. Koordinasi Antara Pihak Terlibat
Shipping instruction berfungsi sebagai panduan bagi semua pihak yang terlibat dalam proses pengiriman, termasuk pengirim, perusahaan pengangkutan, agen bea cukai, dan penerima. Koordinasi antara pihak yang terlibat dapat membantu memastikan koordinasi yang baik dan alur kerja yang efisien.
5. Pengaturan Logistik
Shipping instruction mencakup detail mengenai rute pengiriman, metode transportasi dan titik pengambilan serta penyerahan barang. PengaturanIni membantu dalam perencanaan logistik dan memastikan bahwa barang dikirim sesuai jadwal.
6. Penentuan Biaya dan Pembayaran
Dokumen ini menyediakan informasi tentang biaya pengiriman dan instruksi pembayaran, termasuk siapa yang bertanggung jawab untuk membayar biaya tertentu. Hal ini sangatlah penting untuk transparansi mengenai biaya dan pengelolaan total anggaran.
7. Pengelolaan Asuransi
Shipping instruction dapat mencakup informasi tentang asuransi pengiriman, memastikan bahwa barang yang dikirim dilindungi terhadap kerusakan. Selain itu, dengan adanya asuransi tentu barang akan terhindar dari resiko hilang dan berbagai risiko yang kemungkinan terjadi.
8. Pengelolaan Dokumentasi
Dokumen ini mencantumkan semua dokumen yang diperlukan untuk pengiriman, seperti Bill of Lading, invoice, sertifikat asal dan dokumen bea cukai. Ini memastikan bahwa semua dokumen yang diperlukan tersedia dan sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan.
9. Menyediakan Instruksi Khusus
Shipping instruction memungkinkan pengirim untuk memberikan instruksi khusus terkait pengemasan, penanganan atau kondisi pengiriman tertentu. Hal ini membantu dalam menjaga kualitas dan integritas barang yang dikirim sehingga tak ada kerusakan sedikitpun.
Dengan memberikan informasi lengkap dan instruksi yang jelas, shipping instruction membantu mengurangi risiko dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan.
Isi Dokumen Shipping Instruction
Dokumen shipping instruction berisi berbagai informasi penting yang dibutuhkan untuk memastikan pengiriman barang berjalan lancar dan sesuai dengan ketentuan. Berikut adalah elemen-elemen yang biasanya ada dalam dokumen shipping instruction:
1. Informasi Pengirim dan Penerima
- Nama dan alamat pengirim (Shipper)
- Nama dan alamat penerima (Consignee)
- Informasi kontak kedua belah pihak (telepon, email)
2. Detail Pengangkut (Carrier)
- Nama perusahaan pengangkut
- Nomor dan jenis kapal (jika pengiriman laut)
- Informasi kontak agen pengangkut
3. Deskripsi Barang
- Deskripsi barang secara rinci (jenis, jumlah, berat, dimensi)
- Kode HS (Harmonized System) jika diperlukan
- Informasi mengenai kemasan (jenis kemasan, jumlah paket)
- Nilai barang untuk tujuan bea cukai dan asuransi
4. Instruksi Pengemasan dan Penanganan
- Detail pengemasan (cara barang harus dikemas)
- Instruksi penanganan khusus (misalnya, barang mudah rusak, berbahaya, atau memerlukan suhu tertentu)
5. Rute dan Transportasi
- Port of Loading (pelabuhan atau lokasi muat)
- Port of Discharge (pelabuhan atau lokasi bongkar)
- Port of Delivery (lokasi akhir pengiriman jika berbeda dari port of discharge)
- Rute pengiriman yang diinginkan
- Metode transportasi (laut, udara, darat)
6. Dokumentasi Pendukung
- Bill of Lading atau Airway Bill (nomor dan rincian)
- Invoice komersial
- Packing List
- Sertifikat asal (Certificate of Origin)
- Dokumen bea cukai
- Dokumen asuransi
7. Instruksi Pembayaran
- Detail pembayaran (syarat dan ketentuan pembayaran)
- Instruksi mengenai pihak yang bertanggung jawab atas biaya pengiriman, bea cukai, dll.
8. Asuransi
- Detail cakupan asuransi (jenis dan nilai asuransi yang dibutuhkan)
- Perusahaan asuransi (jika sudah ditentukan)
9. Instruksi Khusus
- Instruksi tambahan yang relevan (misalnya, waktu pengiriman tertentu, persyaratan inspeksi khusus, dll.)
- Pastikan memasukan instruksi yang jelas sehingga dipahami.
Baca Juga : Inilah 11 Cara Melacak Paket yang Hilang di Ekspedisi
10. Tanggal dan Tanda Tangan
- Tanggal penyusunan dokumen
- Tanda tangan pengirim atau perwakilan yang berwenang
Shipping instruction yang lengkap dan akurat membantu memastikan bahwa pengiriman berjalan lancar, mengurangi risiko kesalahan, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi.
Shipping instruction adalah dokumen kritis dalam proses pengiriman barang yang menyediakan panduan rinci untuk memastikan pengiriman berjalan lancar dan aman. Dokumen ini berfungsi sebagai alat komunikasi utama antara pengirim dan perusahaan pengangkut serta pihak terkait lainnya dalam rantai pasokan.
Dengan memberikan informasi lengkap dan instruksi yang jelas, dokumen ini memainkan peran kunci dalam mengurangi risiko dan memastikan kepatuhan. Sekian bahasan lengkap mengenai shipping instruction dan semoga semua bahasannya bisa bermanfaat buat para pembacanya.
