Untuk bisa mengontrol beban yang ditanggung, maka perusahaan perlu melakukan zero based budgeting atau penyusunan anggaran tak tersisa dengan cermat. Dengan melakukan pengontrolan beban produksi, tentu perusahaan bisa menjalankan sistem kerja dengan efektif sehingga menghasilkan keuntungan yang besar. Biasanya, sebuah perusahaan akan melakukan proses evaluasi keuangan untuk mengontrol beban produksi sehingga kondisi perusahaan akan stabil dalam waktu yang lama.
Apa Itu Zero Based Budgeting?
Zero based budgeting adalah metode penganggaran di mana setiap biaya harus diusulkan ulang dan dibenarkan untuk setiap periode baru, dimulai dari nol. Ini berarti bahwa tidak ada item anggaran yang diizinkan secara otomatis sehingga setiap biaya harus dievaluasi dan dibenarkan berdasarkan kebutuhan serta manfaatnya.
Baca Juga : Pentingnya Memahami Sunk Cost dalam Strategi Bisnis Anda
Metode ini pertama kali diperkenalkan oleh Peter Pyhrr di Texas Instruments pada akhir 1960-an dan menjadi populer di berbagai organisasi publik dan swasta. Meskipun prosesnya membutuhkan lebih banyak sumber daya dibandingkan metode penganggaran tradisional, ZBB bisa memberikan kontrol yang lebih baik atas biaya. Selain itu, membantu memastikan bahwa setiap pengeluaran benar-benar diperlukan dan sejalan dengan tujuan organisasi.
Contoh Zero Based Budgeting
Untuk bisa lebih memahami mengenai cara mengontrol beban produksi dalam sebuah perusahaan, tentu Anda harus mempelajari tentang contoh penerapan zero based budgeting. Berikut adalah contoh sederhana bagaimana zero based budgeting diterapkan dalam sebuah departemen pemasaran suatu perusahaan:
1. Identifikasi Tujuan dan Kegiatan
Departemen pemasaran mengidentifikasi tujuan untuk periode anggaran mendatang sehingga bisa melakukan langkah tepat untuk kedepannya. Misalnya, tujuan mereka mungkin untuk meningkatkan kesadaran merek, menarik pelanggan baru dan meningkatkan penjualan online.
2. Pengembangan Paket Pengeluaran
Setiap kegiatan yang diusulkan untuk mencapai tujuan tersebut diidentifikasi dan paket pengeluaran disusun untuk masing-masing kegiatan. Contoh kegiatan dan biaya yang terkait mungkin termasuk:
Kampanye Iklan Digital: Rp 200.000.000
- Biaya iklan di media sosial
- Biaya pembuatan konten iklan
Penyelenggaraan Acara Peluncuran Produk: Rp 150.000.000
- Biaya sewa tempat
- Biaya katering dan logistik
Pemasaran Konten: Rp 100.000.000
- Biaya pembuatan artikel dan blog
- Biaya promosi konten
3. Evaluasi dan Justifikasi
Setiap paket pengeluaran dievaluasi dan dijustifikasi, tim pemasaran harus memberikan alasan mengapa setiap kegiatan penting dan bagaimana itu akan membantu mencapai tujuan. Misalnya, mereka mungkin menjelaskan bahwa kampanye iklan digital akan mencapai target audiens yang lebih luas dan menarik lebih banyak pelanggan.
4. Prioritasi
Semua kegiatan yang diusulkan diprioritaskan berdasarkan manfaat yang diharapkan dan relevansinya terhadap tujuan organisasi. Kegiatan dengan nilai tertinggi dan dampak terbesar terhadap tujuan mungkin diprioritaskan lebih tinggi.
5. Alokasi Anggaran
Berdasarkan prioritas dan justifikasi yang diberikan, anggaran dialokasikan ke setiap paket pengeluaran. Manajemen puncak dapat memutuskan untuk menyetujui, menolak, atau memodifikasi setiap paket berdasarkan penilaian mereka.
| Kegiatan | Biaya yang Diusulkan | Justifikasi |
| Kampanye Iklan Digital | Rp 200.000.000 | Meningkatkan kesadaran merek dan menarik pelanggan baru melalui iklan media sosial. |
| Penyelenggaraan Acara Peluncuran Produk | Rp 150.000.000 | Menarik perhatian media dan pelanggan potensial, meningkatkan eksposur produk baru. |
| Pemasaran Konten | Rp 100.000.000 | Meningkatkan SEO dan engagement melalui konten berkualitas tinggi. |
Total Anggaran yang Disetujui: Rp 450.000.000 Dengan ZBB, departemen pemasaran harus memberikan justifikasi rinci untuk setiap kegiatan dan memastikan bahwa semua pengeluaran benar-benar diperlukan untuk mencapai tujuan bisnis. Ini membantu perusahaan mengelola anggaran mereka dengan lebih efisien dan memastikan bahwa setiap pengeluaran memberikan nilai maksimal.
Kelebihan dan Kekurangan Zero Based Budgeting
Zero based budgeting memiliki berbagai kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan oleh organisasi sebelum menerapkannya. Supaya Anda memiliki pemahaman yang lebih mendalam, berikut adalah beberapa kelebihan serta kekurangan dari konsep zero based budgeting:
Kelebihan Zero Based Budgeting
- ZBB mendorong pengawasan yang ketat terhadap semua pengeluaran, sehingga membantu menghilangkan pemborosan dan memastikan bahwa setiap biaya memberikan nilai tambah bagi organisasi.
- Anggaran disusun berdasarkan prioritas yang paling penting, sehingga sumber daya dialokasikan secara lebih efektif untuk kegiatan yang mendukung tujuan strategis organisasi.
- Setiap unit harus menjelaskan dan membenarkan semua pengeluaran, meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam penggunaan dana.
- ZBB memungkinkan organisasi untuk lebih fleksibel dalam menyesuaikan anggaran mereka dengan perubahan lingkungan bisnis, karena setiap periode anggaran dimulai dari nol dan tidak terikat pada anggaran sebelumnya.
- Dengan mengevaluasi dan membenarkan setiap kegiatan, ZBB dapat mendorong inovasi dan perbaikan berkelanjutan dalam proses dan strategi bisnis.
Kekurangan Zero Based Budgeting
- Proses ZBB bisa sangat memakan waktu dan membutuhkan banyak sumber daya, karena setiap biaya harus dianalisis dan dibenarkan dari nol setiap periode anggaran.
- Implementasi ZBB bisa menjadi sangat kompleks, terutama untuk organisasi besar dengan banyak unit atau departemen. Koordinasi dan konsistensi dalam penyusunan anggaran bisa menjadi tantangan.
- Karyawan dan manajemen mungkin menunjukkan resistensi terhadap perubahan yang dibawa oleh ZBB, terutama jika mereka terbiasa dengan metode penganggaran tradisional.
- Ada risiko bahwa ZBB bisa mendorong fokus jangka pendek, mengabaikan investasi jangka panjang yang mungkin memerlukan pengeluaran besar awal tanpa manfaat langsung yang jelas.
- Beberapa kegiatan atau pengeluaran yang bersifat rutin atau operasional mungkin sulit untuk dijustifikasi setiap tahun, meskipun mereka penting untuk operasi sehari-hari.
Baca Juga : Panduan Lengkap Mengenai Istilah Keuangan yang Perlu Anda Ketahui
Zero based budgeting dapat menjadi alat yang sangat efektif untuk meningkatkan efisiensi biaya dan memastikan bahwa anggaran dialokasikan berdasarkan prioritas strategis. Namun, organisasi harus siap untuk menghadapi tantangan dalam hal waktu, sumber daya dan kompleksitas yang terkait dengan penerapan metode ini.
Memahami kelebihan dan kekurangan ZBB dapat membantu organisasi membuat keputusan yang lebih baik tentang apakah dan bagaimana mengimplementasikan metode ini. Sekian bahasan lengkap mengenai zero based budgeting dan semoga semua bahasannya bisa bermanfaat buat para pembaca.
