Dalam menjalani sebuah perusahaan, tentunya kita perlu mempersiapkan segalanya, termasuk juga menghadapi risiko yang mungkin terjadi di pertengahan jalan. Business Continuity Plan adalah salah satu rencana yang perlu dibuat bisnis untuk memastikan perusahaan tetap berjalan meski rintangan sedang menerjang. Ingatkah Anda pandemi Covid-19 yang berhasil menumbangkan beberapa sektor industri? Inilah manfaat dari Business Continuity Plan agar operasional tetap berjalan.
Lantas, apa fungsi dari Business Continuity Plan dan bagaimana cara melakukannya? Simak ulasan selengkapnya berikut ini yuk!
Apa yang dimaksud dengan Business Continuity Plan (BCP)?
Sebelum membahas mengenai cara melakukan Business Continuity Plan, kita pahami terlebih dahulu pengertian Business Continuity Plan. Menurut TechTarget, Business Continuity Plan adalah dokumen yang berisi mengenai informasi penting yang diperlukan oleh sebuah organisasi agar tetap beroperasi selama kejadian yang tidak terduga. BCP sendiri menguraikan fungsi vital dari perusahaan, dan mengidentifikasi sistem untuk mengantisipasi berbagai kemungkinan gangguan bisnis.
Dalam Business Continuity Plan, risiko seperti serangan siber, wabah penyakit, bencana alam dan kesalahan manusia. Keberagaman risiko ini menjadi penting bagi organisasi untuk memiliki rencana kelangsungan usaha guna melindungi integritas dan citranya. Dengan BCP yang matang, risiko yang berdampak besar atau gangguan teknologi informasi bisa diminimalisir.
Fungsi Business Continuity Plan (BCP) Untuk Perusahaan
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, BCP penting untuk menghadapi berbagai resiko bisnis yang bisa terjadi. Lantas, apa saja fungsi dari Business Continuity Plan untuk perusahaan?
1. Mengurangi Kerugian
Fungsi yang pertama dari Business Continuity Plan adalah untuk mengurangi kerugian dari perusahaan itu sendiri. Dengan BCP, perusahaan bisa mengidentifikasi risiko yang mungkin mempengaruhi operasi bisnis. Oleh sebab itu, bisnis dapat mengambil langkah-langkah pencegahan serta mitigasi yang tepat ketika menghadapi berbagai risiko. Dengan demikian, BCP adalah alat yang efektif untuk mengurangi kerugian dan menjaga kelangsungan operasi bisnis dalam menghadapi situasi tak terduga.
Baca Juga : Bisnis Plan: Pengertian, Tujuan dan Jenisnya
2. Menjamin Keselamatan Karyawan
Business Continuity Plan memiliki peran yang melampaui tujuan utamanya untuk memastikan berlangsungnya operasi bisnis. BCP juga memiliki peran yang penting dalam menomorsatukan keselamatan karyawan saat menghadapi situasi darurat atau peristiwa yang tidak terduga. Salah satu contoh Business Continuity Plan yaitu proses rinci mengenai rute evakuasi, menentukan lokasi pertemuan yang aman, serta menguraikan langkah-langkah pertolongan pertama yang perlu diambil.
3. Menjaga Kepatuhan K3
Fungsi selanjutnya dari Business Continuity Plan adalah untuk menjaga kepatuhan K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja). Dalam BCP, tindakan-tindakan konkret direncanakan untuk menghindari terjadinya insiden atau ancaman bagi keselamatan karyawan. Ini mencakup penerapan prosedur operasional yang aman, penggunaan alat pelindung diri (APD), dan evaluasi kembali desain fasilitas yang mendukung K3.
4. Menjamin Kelangsungan Bisnis
Kelangsungan bisnis adalah penting bagi perusahaan yang sedang mengalami krisis. Business Continuity Plan membantu perusahaan untuk mengidentifikasi fungsi bisnis yang paling penting untuk operasi keseluruhan. Dengan fokus pada aspek ini, perusahaan bisa memprioritaskan sumber daya dan upaya saat terjadi gangguan. Selain itu, BCP juga menyusun langkah untuk memulihkan operasi bisnis secara bertahap setelah kejadian darurat.
5. Menjaga Reputasi dan Kepercayaan
Business Continuity Plan di masa pandemi saat itu sangat bermanfaat untuk menjaga reputasi dan kepercayaan. Walau pada banyak sektor terkena dampaknya, namun banyak juga yang bertahan di masa Covid. Ketika berhadapan dengan situasi krisis, kepercayaan dari pelanggan dan pihak terkait lainnya bisa terganggu. Melalui penerapan BCP yang terstruktur, perusahaan dapat membuktikan kemampuan dan kesiapan mereka untuk menghadapi kondisi krisis, yang berpotensi memperkuat reputasi dan kepercayaan yang diberikan kepada perusahaan tersebut.
Cara Melakukan Business Continuity Plan (BCP)
Nah, untuk menghadapi risiko yang mungkin terjadi, Anda perlu melakukan Business Continuity Plan, seperti apa caranya? Yuk simak di bawah ini;
Langkah 1: Identifikasi Risiko
Langkah yang pertama yaitu dengan mengidentifikasi risiko potensial utama yang dihadapi. Ini mungkin melibatkan potensi kehilangan panas, pipa membeku yang berpotensi merusak sistem air, atau keterbatasan akses karena kondisi es atau banjir. Pertimbangkan akibat jika perlu menutup operasi bisnis dalam beberapa hari. Periksa kondisi fisik gedung tempat bisnis beroperasi dan nilai potensi risiko terhadap kerusakan properti.
Langkah 2: Menentukan Prioritas
Selanjutnya adalah dengan menentukan prioritas. Tentukan rangking prioritas risiko berdasarkan dampaknya pada operasional bisnis dan kapabilitas dalam mengelola risiko tersebut. Setelah itu, prioritaskan sumber daya utama seperti personel, peralatan, teknologi dan fasilitas yang penting untuk mempertahankan fungsi kritis. Alokasikan sumber daya secara efisien untuk memastikan ketersediaannya selama krisis.
Langkah 3: Mengembangkan Strategi
Cara selanjutnya dalam membuat Business Continuity Plan adalah dengan mengembangkan strategi. Rancang strategi untuk menghadapi risiko yang telah diidentifikasi dan tentukan langkah-langkah yang harus diambil saat menghadapi situasi darurat. Contohnya, buat rencana lokasi evakuasi, cadangan data, dan infrastruktur komunikasi.
Langkah 4: Menentukan Tim Krisis
Setelah Anda sudah mengembangkan strategi Business Continuity Plan, selanjutnya adalah menentukan tim krisis saat risiko bisnis terjadi. Identifikasi anggota yang akan tergabung dalam tim respons krisis dan tentukan peran serta tanggung jawab yang harus diemban oleh setiap anggota tim.
Baca Juga : Begini Cara Membuat Bisnis Plan yang Baik dan Benar
Langkah 5: Membuat Rencana Pemulihan
Setiap dari Business Continuity Plan perlu melibatkan rencana pemulihan bencana atau Disaster Recovery. Rencana ini perlu mempertimbangkan pengadaan teknologi yang diperlukan untuk mencapai Recovery Point Objective (RPO) dan Recovery Time Objective (RTO) Anda. Rancanglah strategi pemulihan bisnis yang mencakup pemulihan teknologi informasi, pemulihan proses bisnis, dan pemulihan operasional bisnis.
Langkah 6: Menguji Dan Mengevaluasi Rencana
Dengan rutin melakukan uji coba Business Continuity Plan, Anda bisa memeriksa seberapa efektif dan praktis implementasinya saat dihadapkan pada kondisi darurat. Setelah dilakukan uji coba, lakukan evaluasi dan perbaikan atau penyegaran pada rencana sesuai kebutuhan. Tidak hanya itu, ikut sertakan tim kerja dan pastikan pemahaman mereka terhadap rencana sangatlah krusial. Adakan pelatihan dan simulasi situasi krisis guna meningkatkan kesadaran dan kesiapan tim dalam menghadapi kondisi darurat.
Demikianlah ulasan kali ini mengenai apa itu Business Continuity Plan dan pentingnya bagi perusahaan. Perlu diingat bahwa setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, dan BCP harus disesuaikan dengan keperluan unik yang dimiliki oleh setiap perusahaan. Manfaatkan layanan Corporate dari SAP Express yang terdapat jasa pengiriman barang sampai dengan pergudangan. Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.
