Faktur atau invoice adalah dokumen terperinci yang mencantumkan semua pekerjaan yang diselesaikan untuk klien selama periode bersama dengan harga setiap layanan atau produk yang dibisniskan. Invoice juga biasanya berisi informasi kontak, ketentuan pembayaran, dan terkadang catatan lainnya. Untuk membuat invoice, beri ruang untuk header, berikan tabel terperinci yang detail dan sertakan catatan kaki di bagian bawah jika diperlukan.
Saat ini, tidak hanya invoice berbentuk lembaran kertas, namun sudah berkembang pula invoice berbentuk digital. Kali ini ulasan kami akan membahas mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan cara membuat invoice. Selain itu, Anda juga akan mengetahui lebih banyak tentang apa saja yang perlu dicantumkan dalam invoice dan juga bagaimana contoh invoice digital yang saat ini sedang menjadi tren. Untuk mengetahuinya, baca selengkapnya artikel ini!
Pengertian Invoice atau Faktur
Secara umum, invoice atau faktur adalah suatu dokumen yang isinya berupa penagihan hutang atau penagihan pembayaran dari pihak penjual kepada pihak pembeli. Dokumen penagihan ini memuat informasi secara detail seperti pembelian harga barang, jumlah barang yang dibeli, dan waktu pembelian barang itu sendiri.
Baca Juga : Memahami Proforma Invoice: Fungsi, Komponen, dan Cara Membuatnya
Selain itu, isi dari invoice ini dilengkapi dengan keterangan detail lainnya seperti nama pembeli, tanggal transaksi, dan jumlah tagihan yang masih harus dibayar sehingga invoice lebih sering digunakan untuk transaksi yang berbentuk kredit. Melansir laman Business News Daily, Setelah klien Anda menerima tagihan Anda, mereka harus membayar tagihan tersebut dalam jangka waktu yang ditentukan dalam syarat dan ketentuan Anda. Tanpa invoice, bisnis kecil mungkin akan jauh lebih sulit mengejar pembayaran klien dan menerimanya tepat waktu. Sebaiknya, semua penagihan untuk produk dan jasa yang diperjual belikan, dicantumkan dalam invoice resmi yang tentunya akan sangat bermanfaat untuk keberlangsungan bisnis Anda.
Tujuan dan Fungsi Invoice
Umumnya, perusahaan akan membuat invoice bertujuan untuk membuat alat penagihan pembayaran terhadap pelanggannya. Sementara itu, fungsi-fungsi invoice antara lain:
1. Bukti Pembayaran atau Kwitansi untuk Pelanggan
Invoice yang diberikan pada pelanggan berfungsi sebagai dokumen instruksional yang membantu pembayaran atas pembelian barang atau penggunaan jasa yang telah dilakukan sebelumnya. Umumnya, invoice dibuat ketika tagihan cukup besar sehingga kwitansi sangat dibutuhkan.
2. Dokumen Akuntansi Perusahaan
Bagi perusahaan tujuan pembuatan invoice tentu untuk jejak akutansi. Hal ini cukup penting mengingat sebuah perusahaan yang kredibel semestinya menyimpan berbagai arsip keuangan dengan rinci sehingga jika suatu saat dibutuhkan bisa ditemukan dengan mudah.
Invoice juga berfungsi ganda sebagai catatan pekerjaan Anda untuk klien, dan catatan ini dapat berguna untuk tujuan akuntansi, negosiasi ulang persyaratan dengan klien, atau bahkan jika Anda menghadapi audit IRS. Klien Anda juga dapat menggunakan faktur untuk pencatatan dan akuntansi.
3. Keterangan Pembelian Barang Atau Jasa
Invoice dapat menyediakan informasi yang lengkap mengenai produk atau jasa yang dibeli oleh konsumen sehingga konsumen bisa tahu apakah produk atau yang dibelinya itu sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum. Mudahnya, invoice memuat seluruh keterangan pembelian seorang pelanggan terhadap suatu produk atau layanan jasa tertentu. Apabila konsumen ingin memeriksa apa saja rincian ‘belanjaan’ yang ia beli, invoice dapat menjelaskannya.
4. Keterangan Jumlah Tagihan Yang Perlu Dibayar
Invoice dapat menyediakan keterangan yang lengkap tentang jumlah tagihan dan termin yang perlu dibayar oleh konsumen sehingga perusahaan bisa melihat apakah konsumen sudah membayar sepenuhnya atau masih ada hutang yang perlu dibayar.
Selain itu, invoice memudahkan tim akuntan di perusahaan tertentu untuk melakukan pembayaran. Artinya, total biaya yang tercantum dan telah ditandatangani oleh invoice issuer atau penerbit invoice alias penagih, tak perlu banyak dikonfirmasi lagi pada perusahaan penagih. Anda hanya perlu mentransfer biaya yang sudah tercantum dalam invoice yang mereka kirim sebagai alat penagihan pada perusahaan Anda.
5. Sebagai Rujukan Yang Asbah
Invoice dapat digunakan sebagai rujukan. Bagi yang belum tahu apa itu rujukan, rujukan merupakan media pemberi informasi untuk memperkuat suatu pernyataan dengan tegas sehingga tidak ada kesalahpahaman dari kedua belah pihak. Rujukan di invoice ini bisa digunakan untuk berbagai macam, bisa itu digunakan sebagai rujukan yang absah jika ada barang atau jasa yang tercantum akan dijual lagi ke pihak lain dan juga bisa digunakan sebagai rujukan absah ketika menambahkan suatu transaksi ke pembukuan.
6. Sebagai Rujukan Yang Absah Untuk Kasus Tertentu
Jika perusahaan memiliki kasus tertentu seperti faktur pajak, maka perusahaan bisa menggunakan invoice sebagai rujukan yang absah untuk kasus tersebut.
Jika ada kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan jumlah total tagihan, maka perusahaan juga bisa menggunakan invoice sebagai rujukan untuk kesalahan tersebut.
Komponen dan Cara Membuat Invoice
Komponen dalam invoice di antaranya yaitu judul, nama dan alamat, daftar pembeliaan, tanggal, nomor invoice, serta ketentuan pembayaran perlu Anda sertakan dalam bagian cara membuat invoice. Melansir laman Jurnal Entrepreneur, berikut penjelasannya:
A. Judul Invoice
Anda bisa menuliskan judul di bagian atas tengah dengan huruf kapital. Misalnya: INVOICE PEMBELIAN BIJI KOPI SOLO. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pelanggan Anda ketika mereka sedang mengurus banyak dokumen sehingga menyadari bahwa yang Anda kirimkan adalah dokumen invoice. Dengan begitu, pelanggan Anda bisa mendahulukan mengurus pembayaran dalam dokumen faktur tersebut dibandingkan mengurus dokumen lain yang tidak terlalu buru-buru.
B. Nama dan Alamat Yang Akan Membayar
Perusahaan atau orang yang mengeluarkan pembayaran, bersama dengan alamat surat, harus dicantumkan. Informasi ini akan membantu pelanggan Anda memahami bahwa dokumen itu sebenarnya ditujukan untuk mereka.
C. Nama Dan Alamat Penerima Pembayaran
Nama orang atau perusahaan yang akan menerima pembayaran harus dicantumkan, bersama dengan alamat penerima pembayaran juga sudah cukup. Informasi ini akan memudahkan pelanggan Anda mengirimkan cek kepada Anda.
Selain itu, nama dan alamat penerima pembayaran biasanya disertai juga dengan nomor rekening dan informasi bank penerima. Hal ini untuk memperjelas tujuan pengiriman transfer dana dan tidak membingungkan pihak pembayar/klien.
D. Daftar Barang Atau Layanan
Daftar barang atau layanan harus dicantumkan secara rinci dalam cara membuat invoice. Misalnya, invoice untuk produk tertentu maka cantumkan deskripsi nama produk, jumlah, harga per unit, dan total harga yang harus dibayarkan. Pastikan Anda menggunakan kolom sehingga rincian deskripsi lebih mudah dibaca. Hal ini cukup penting untuk dokumentasi akuntansi pelanggan Anda.
Jika invoice untuk layanan seperti proyek desain atau penulisan, maka tuliskan secara rinci nama proyek, deskripsi jenis pekerjaan, dan tarif per jam atau dengan perhitungan sesuai perjanjian. Pastikan deskripsi mengenai tarif dibuat serinci mungkin sehingga tidak menimbulkan kebingungan di kemudian hari.
e. Tanggal
Hal lain yang sebaiknya disertakan dalam invoice yaitu tanggal. Beberapa jenis tanggal yang dituliskan yaitu tanggal dikeluarkannya invoice, tanggal pembelian produk atau penggunaan jasa, serta tanggal pembayaran maksimal.
Untuk tanggal pembayaran maksimal, Anda bisa mendiskusikannya dengan pelanggan sehingga mendapatkan kesepakatan dan menyenangkan hati kedua belah pihak.
F. Nomor Invoice
Tidak semua invoice menyertakan nomor. Namun, alangkah baiknya jika invoice yang Anda buat menyertakan nomor sehingga memudahkan pengarsipan.
Jika Anda membuat nomor invoice menjadi semacam kode khusus, beritahukan hal tersebut kepada pelanggan sehingga mereka tidak kebingungan.
G. Ketentuan Pembayaran
Anda pasti ingin mencatat ketentuan pembayaran. Antah itu pihak pembayar atau penerima pembayaran, penting bahwa setiap orang mendapat kepastian waktu pembayaran akan dilakukan. Sebagian besar invoice memiliki jangka waktu 30 hari, yang artinya invoice tersebut harus dibayar dalam waktu 30 hari sejak diterima untuk menghindari biaya keterlambatan atau penalti. Ini biasanya ditulis sebagai “Net 30” pada invoice. Namun setiap perusahaan berhak menetapkan ketentuan pembayaran mereka sendiri. Hal tersebut tergantung pada jenis bisnis yang mereka lakukan dan jenis vendor yang diajak bekerja sama.
Jenis-Jenis Invoice
Invoice sendiri terbagi atas berbagai jenis yang masing-masingnya memiliki tujuan tersendiri. Dilansir dalam laman Keysoft, berikut ketiga jenis invoice yang ada di perusahaan:
1. Invoice Biasa
Invoice biasa merupakan jenis invoice yang paling sering digunakan dalam kegiatan transaksi kredit maupun jual beli produk maupun jasa antar perusahaan bisnis.
Isi invoice ini cukup sederhana karena hanya berisi informasi tentang rincian barang, jumlah yang dipesan, harga barang, dan total harga yang harus dibayar.
2. Invoice Proforma
Invoice ini hampir sama seperti invoice sebelumnya Hanya saja, invoice proforma bersifat sementara, yakni hanya diberikan kepada konsumen ketika barang yang dibeli oleh konsumen belum dikirim sepenuhnya oleh penjual.
Namun, jika barangnya sudah dikirim semua, invoice biasa akan diberikan kepada konsumen untuk menggantikan invoice proforma.
3. Invoice Konsuler
Invoice berperan penting dalam bisnis Anda. Selain menerima invoice pastinya Anda juga mengeluarkan invoice bagi pelanggan Anda. salah satu jenis lainnya adalah invoice konsuler.
Invoice ini hanya digunakan untuk kegiatan perdagangan yang mencapai skala internasional atau kegiatan ekspor-impor. Invoice konsuler memuat persetujuan dari perwakilan negara yang melakukan kegiatan impor yang ada di negara pengekspor.
Baca Juga : Membedah Perbedaan Faktur dan Invoice untuk Pengusaha
4. Invoice Digital
Saat transaksi selesai tentu kebanyakan dari kita langsung akan membuang atau bahkan menyobek kertas tersebut. Padahal hal ini cukup penting perannya terutama apabila ada kesalahan dalam transaksi yang sudah dilakukan, faktur tersebut lah yang dapat menjadi bukti klaim. Tidak jauh berbeda dengan bukti pembayaran tersebut, dalam transaksi sebuah perusahaan juga biasanya terdapat bukti transaksi agar proses bisnis yang dilakukan lebih aman. Bukti transaksi tersebut adalah invoice atau faktur yang dapat berbentuk invoice digital.
Melansir laman Paper, invoice digital biasanya berupa file PDF atau Word. Kadang, invoice ini merupakan invoice kertas yang dipindai atau diubah jadi bentuk digital. Invoice ini mudah dipahami oleh banyak orang karena sudah familiar. Dalam bisnis, banyak pemilik usaha yang menggunakan invoice digital. Mereka mengirimkan invoice tagihan dan invoice pelunasan kepada klien dalam bentuk PDF melalui email.
Itulah beberapa hal yang perlu Anda pahami seputar tujuan, fungsi, dan jenis invoice. Terlebih lagi, dalam ulasan ini kita sudah membahas mengenai bagaimana cara membuat invoice yang benar, apa saja informasi yang harus tercantum dalam dokumen ini dan contoh invoiIce digital yang beberapa waktu belakangan ini sudah menjadi tren sehingga menciptakan dunia bisnis yang paperless. Semoga informasi dalam ulasan ini membantu menambah wawasan Anda!
