Pernah dengar tentang fulfillment? Kalau kamu menjalankan bisnis online, pastinya istilah ini nggak asing lagi. Fulfillment adalah proses di balik layar yang membuat barang sampai ke tangan pelanggan, mulai dari pengemasan, penyimpanan, hingga pengiriman. Secara definisi, fulfilled artinya terpenuhi.
Sebagai business owner, fulfillment merupakan salah satu solusi bagi pebisnis online untuk memudahkan dalam mengurus pesanan masuk. Hal ini disebabkan jumlah pesanan yang masuk sangat banyak yang membuat operasional bisnis kewalahan karena kekurangan karyawan.
Nah, biar bisnismu lancar, penting banget buat ngerti cara kerjanya. Di artikel ini, kita bakal bahas tuntas tentang fulfillment, proses order, manfaatnya, dan kenapa penting banget buat bisnis kamu. Yuk, simak terus!
Apa itu Fulfillment?
Secara harfiah, fulfillment artinya pemenuhan. Lalu apa yang dimaksud dengan fulfillment? Dalam dunia logistik, fulfillment adalah proses yang mencakup semua langkah yang diperlukan untuk memproses dan mengirimkan pesanan kepada pelanggan, mulai dari penerimaan, penyimpanan barang, pengemasan, hingga pengiriman.
Dalam konteks bisnis, terutama e-commerce, fulfillment sangat penting karena berhubungan langsung dengan kepuasan pelanggan. Jika proses fulfillment berjalan lancar, barang bisa sampai tepat waktu dan dalam kondisi baik, yang tentu saja meningkatkan pengalaman pelanggan.
Istilah ini masih cenderung baru di dalam dunia logistik, khususnya sektor B2B atau Business to Business dan B2C atau Business to Customer. Fulfillment bisa sangat bermanfaat untuk Anda yang ingin menghemat biaya karena tidak perlu menambah karyawan untuk mengelola gudang dan mengurangi beban sewa lahan atau membangun gudang baru.
Mengapa Bisnis Membutuhkan Fulfillment?
Bisnis membutuhkan fulfillment karena proses ini sangat mempengaruhi efisiensi operasional, pengalaman pelanggan, dan kesuksesan jangka panjang. Berikut beberapa alasan mengapa fulfillment sangat penting bagi bisnis:
1. Efisiensi Operasional
Fulfillment memungkinkan bisnis untuk mengelola stok barang, pengemasan, dan pengiriman dengan cara yang lebih terorganisir dan terstruktur. Dengan menggunakan sistem fulfillment yang tepat, bisnis dapat mengurangi waktu dan biaya yang dikeluarkan untuk pengelolaan logistik secara manual.
2. Meningkatkan Pengalaman Pelanggan
Kecepatan dan ketepatan pengiriman sangat penting untuk kepuasan pelanggan. Dengan sistem fulfillment yang efisien, bisnis dapat memastikan pengiriman tepat waktu, mengurangi risiko kesalahan dalam pengemasan, dan menjaga kualitas barang sampai di tangan pelanggan.
3. Fokus pada Pengembangan Bisnis
Dengan outsourcing proses fulfillment kepada pihak ketiga (3PL), bisnis dapat fokus pada hal-hal lain yang lebih strategis, seperti pemasaran, pengembangan produk, dan hubungan pelanggan, tanpa harus mengkhawatirkan masalah logistik yang kompleks.
4. Skalabilitas Bisnis
Fulfillment yang baik memungkinkan bisnis untuk berkembang dengan lancar. Saat bisnis tumbuh dan volume pesanan meningkat, sistem fulfillment dapat disesuaikan agar dapat menangani peningkatan volume tanpa menambah beban kerja secara signifikan. Ini sangat membantu terutama bagi bisnis yang berkembang pesat.
5. Pengurangan Biaya
Dengan mengelola fulfillment secara efisien, bisnis dapat mengurangi biaya yang berhubungan dengan pengelolaan gudang, pengemasan, dan pengiriman. Selain itu, menggunakan layanan fulfillment pihak ketiga juga sering kali lebih hemat biaya dibandingkan harus mengelola semua ini secara internal.
6. Mengoptimalkan Manajemen Inventaris
Fulfillment yang terorganisir membantu bisnis untuk memantau stok secara real-time dan mencegah kehabisan barang atau kelebihan stok. Hal ini sangat penting agar bisnis tetap dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa kendala.
Secara keseluruhan, fulfillment berperan penting dalam memastikan kelancaran operasional dan kepuasan pelanggan, yang pada akhirnya mendukung pertumbuhan dan keberhasilan bisnis dalam jangka panjang.
Jenis-jenis Fulfillment dan Contohnya
Berikut adalah jenis-jenis fulfillment beserta contohnya:
1. In-House Fulfillment
Pada model ini, bisnis mengelola seluruh proses fulfillment sendiri, mulai dari penyimpanan inventaris, pengemasan, hingga pengiriman. Bisnis bertanggung jawab penuh terhadap semua aspek logistik.
Contoh: Startup kecil yang mengelola toko online sendiri dan menyimpan barang di gudang milik mereka. Mereka mengemas dan mengirimkan pesanan sendiri.
2. Third-Party Fulfillment (3PL)
Pada model ini, bisnis outsourcing (alih daya) proses fulfillment kepada perusahaan ketiga yang spesialis dalam hal logistik dan pengiriman. Penyedia layanan 3PL mengelola inventaris, pengemasan, dan pengiriman pesanan ke pelanggan.
Contoh: Fulfillment center seperti SAPX Express. Bisnis akan mengirimkan produk ke gudang pihak ketiga, dan penyedia layanan 3PL ini akan mengelola pengemasan dan pengiriman pesanan kepada pelanggan.
3. Dropshipping
: Dalam model dropshipping, bisnis tidak menyimpan stok barang sendiri. Ketika pelanggan melakukan pembelian, bisnis akan mengirimkan pesanan tersebut ke pemasok atau produsen, yang kemudian langsung mengirimkan produk kepada pelanggan atas nama bisnis tersebut.
Contoh: Toko online seperti Shopify store yang menggunakan dropshipping dari supplier seperti AliExpress. Mereka hanya bertindak sebagai perantara tanpa perlu mengelola inventaris.
4. On-Demand Fulfillment
Fulfillment jenis ini memberi fleksibilitas kepada bisnis untuk hanya mengirimkan produk sesuai permintaan, tanpa harus memiliki stok besar. Fulfillment ini sering digunakan oleh bisnis kecil atau startup.
Contoh: Print-on-demand services seperti Printful atau TeeSpring, di mana produk hanya diproduksi dan dikirimkan setelah pelanggan melakukan pesanan. Misalnya, kaos yang dicetak dengan desain tertentu hanya dibuat setelah ada pembelian.
5. Hybrid Fulfillment
Model hybrid menggabungkan beberapa jenis fulfillment, seperti in-house fulfillment dan pihak ketiga. Ini memungkinkan bisnis untuk memilih bagian dari proses yang ingin mereka kelola sendiri dan bagian lainnya yang di-outsource.
Contoh: Bisnis e-commerce besar yang menggunakan fulfillment in-house untuk produk-produk tertentu (misalnya produk yang sering terjual) tetapi menggunakan layanan 3PL untuk pengiriman produk yang jarang terjual atau untuk pengiriman internasional.
6. Crowdsourced Fulfillment
Model ini melibatkan penggunaan teknologi dan platform crowdsourcing untuk memanfaatkan orang-orang untuk membantu dalam pengiriman barang. Biasanya digunakan untuk pengiriman lokal dengan menggunakan kurir independen.
Contoh: Uber Freight atau Postmates yang memungkinkan bisnis menggunakan kurir lokal untuk mengantarkan barang ke pelanggan, sering digunakan untuk pengiriman same-day atau pengiriman jarak pendek.
7. Last Mile Delivery
Last mile delivery mengacu pada tahap terakhir dalam proses pengiriman, yaitu pengiriman barang dari pusat distribusi atau gudang menuju alamat pelanggan. Ini adalah bagian yang paling dekat dengan konsumen dan seringkali menjadi bagian yang paling mahal dan menantang dalam pengiriman.
Contoh: Perusahaan seperti Tokopedia menggunakan layanan last mile delivery dengan armada kurir SAPX Express untuk memastikan pengiriman cepat.
Setiap jenis fulfillment memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri, tergantung pada ukuran bisnis, volume pengiriman, serta kebutuhan pengiriman pelanggan. Pemilihan jenis fulfillment yang tepat akan membantu bisnis beroperasi lebih efisien dan memberikan pengalaman terbaik bagi pelanggan.
Cara Kerja dan Proses Order Fulfillment
Proses fulfillment pada perusahaan logistik biasanya melibatkan beberapa langkah penting yang membantu mempercepat dan mempermudah alur pengiriman produk kepada pelanggan.
Lalu apa saja langkah pemenuhan pesanan (fulfillment)? Berikut adalah gambaran umum tentang kegiatan dan bagaimana proses fulfillment order:
1. Pengambilan Barang (Pick Up)
Langkah awal dalam proses pemenuhan pesanan adalah penbambilan barang atau pick up. Penyedia layanan fulfillment akan datang ke lokasi kamu untuk mengambil barang-barang (pick up) yang siap dikirim ke pelanggan. Pada tahap ini, disarankan untuk menyiapkan stok cadangan guna menghindari kehabisan persediaan.
2. Penyimpanan dan Pengelolaan Barang (Inventory Manement)
Produk yang dijual oleh perusahaan biasanya disimpan di gudang fulfillment yang dikelola oleh jasa logistik. Warehouse Management System (WMS) digunakan untuk melacak jumlah barang yang tersedia dan mengelola stok dengan efisien. Gudang ini bisa berupa gudang pihak ketiga (third-party warehouse).
Proses ini merupakan langkah penting dalam fulfillment untuk memastikan ketersediaan stok barang. Dengan manajemen stok yang baik, setiap barang akan tercatat dengan baik dan tidak ada yang terlewat. Hal ini juga membantu untuk menentukan prioritas barang, sehingga jelas mana yang perlu di-restock dan mana yang tidak.
3. Pemrosesan Pesanan dan Pengambilan Produk (Picking)
Saat mendapatkan pesanan dari konsumen, penyedia layanan fulfillment akan mengambil produk dari rak atau gudang sesuai dengan pesanan pelanggan. Proses ini dikenal dengan istilah picking (pengambilan produk).
4. Pengemasan Barang (Packing)
Setelah produk diambil, produk tersebut kemudian dikemas dengan baik dan sesuai dengan standar pengemasan yang ditentukan. Pengemasan yang tepat sangat penting untuk menghindari kerusakan selama pengiriman dan untuk memastikan produk sampai dalam kondisi baik.
Biasanya, jasa fulfillment memiliki opsi untuk menambahkan materi pemasaran, struk pembelian, atau bahkan ucapan terima kasih untuk meningkatkan pengalaman pelanggan.
5. Pengiriman Barang oleh Kurir (Shipping)
Setelah pesanan selesai dikemas, produk dikirim melalui jasa pengiriman atau kurir yang telah dipilih oleh perusahaan atau yang disediakan oleh penyedia layanan fulfillment. Pada tahap ini, perusahaan dapat menawarkan beberapa pilihan pengiriman (misalnya, pengiriman Reguler, ODS, dan Cargo) yang disesuaikan dengan preferensi pelanggan.
Di SAPX Express, kedua proses tersebut bisa langsung dihandle secara mandiri, karena layanan fulfillment SAPX Express sudah termasuk dengan layanan pengiriman ke alamat penerima menggunakan layanan last mile delivery.
Setelah pengiriman dilakukan, perusahaan atau penyedia jasa fulfillment akan memberikan nomor pelacakan (tracking number) kepada pelanggan untuk memantau status pengiriman melalui fitur cek resi. Pelanggan biasanya menerima pemberitahuan melalui email atau pesan teks mengenai status pengiriman pesanan mereka. Saat pengiriman sudah terkirim dan diterima oleh pelanggan, artinya proses pemenuhan pesanan sudah selesai. Hal ini disebut juga dengan istilah fulfilled.
Dengan menggunakan layanan fulfillment yang terintegrasi dengan jasa logistik, perusahaan dapat mengoptimalkan operasionalnya, memberikan pengalaman berbelanja yang lebih baik bagi pelanggan, dan memungkinkan ekspansi yang lebih mudah.
Cara Memilih Penyedia Fulfillment yang Tepat
Memilih penyedia fulfillment yang tepat sangat penting untuk memastikan bahwa proses pengiriman dan manajemen pesanan berjalan dengan lancar. Berikut beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih penyedia layanan fulfillment:
1. Periksa Pengalaman Perusahaan
Reputasi penyedia layanan fulfillment di industri sangat penting. Cari penyedia dengan pengalaman yang lebih banyak dalam industri yang relevan cenderung lebih memahami tantangan dan kebutuhan spesifik bisnis kamu.
2. Lokasi Gudang dan Jangkauan Pengiriman
Periksa lokasi gudang mereka. Lokasi yang strategis akan mempercepat waktu pengiriman ke pelanggan dan mengurangi biaya pengiriman. Jika kamu memiliki pelanggan ke seluruh Indonesia, pastikan penyedia fulfillment memiliki jaringan terluas hinga ke pelosok Indonesia.
3. Teknologi dan Sistem Integrasi
Penyedia fulfillment yang baik harus memiliki sistem manajemen inventaris seperti Warehouse Management System (WMS) yang dapat diintegrasikan dengan platform e-commerce kamu, seperti Shopify, WooCommerce, atau marketplace lain. Pastikan mereka menawarkan pelacakan real-time dan sistem yang memungkinkan kamu untuk memantau stok, pesanan, dan pengiriman secara langsung.
4. Biaya dan Struktur Tarif
Pertimbangkan biaya yang dikenakan oleh penyedia fulfillment. Biaya ini biasanya meliputi biaya penyimpanan, pengambilan produk (picking), pengemasan, dan pengiriman. Pahami struktur tarif mereka dan pastikan itu sesuai dengan anggaran serta model bisnis kamu. Beberapa penyedia mungkin menawarkan tarif berbasis volume, jadi pastikan untuk mempertimbangkan proyeksi pertumbuhan.
5. Kecepatan Pengiriman
Waktu pengiriman yang cepat sangat penting untuk kepuasan pelanggan. Pastikan penyedia fulfillment memiliki kemampuan untuk mengirim pesanan dengan waktu yang cepat dan tepat waktu. Cari tahu juga apakah mereka dapat menawarkan opsi pengiriman ekspres atau pengiriman pada hari yang sama jika itu penting untuk bisnis kamu.
6. Kualitas Pengemasan
Pengemasan yang baik sangat penting untuk memastikan produk sampai dalam kondisi baik dan untuk memberikan pengalaman positif bagi pelanggan. Pastikan penyedia fulfillment dapat menyediakan kemasan yang sesuai dengan standar dan bahkan menawarkan kemasan kustom jika kamu ingin menciptakan kesan merek yang lebih kuat.
7. Layanan Pelanggan
Pilih penyedia fulfillment yang memiliki dukungan pelanggan yang responsif dan dapat diandalkan. Kamu harus dapat menghubungi mereka dengan mudah jika ada masalah atau pertanyaan terkait pesanan atau pengiriman. Layanan pelanggan yang baik juga mencakup kemudahan dalam menangani pengembalian barang atau masalah dengan pesanan.
8. Fleksibilitas dan Skalabilitas
Pastikan penyedia fulfillment dapat mengakomodasi pertumbuhan bisnis kamu. Layanan mereka harus fleksibel dalam menangani peningkatan volume pesanan, baik selama periode puncak (seperti liburan) atau seiring dengan perkembangan bisnis.
Beberapa penyedia fulfillment mungkin juga menawarkan layanan tambahan, seperti pemenuhan langganan atau bundling produk, yang bisa sangat berguna tergantung pada kebutuhan bisnismu.
9. Kepatuhan dan Keamanan
Pastikan penyedia fulfillment mematuhi peraturan keamanan dan kepatuhan yang berlaku di wilayah tempat kamu beroperasi, terutama jika kamu mengirimkan produk yang perlu perizinan khusus atau memiliki persyaratan khusus. Selain itu, periksa standar keamanan gudang mereka untuk melindungi produk dari kerusakan atau pencurian.
10. Uji Coba Layanan
Sebelum membuat komitmen jangka panjang, banyak penyedia fulfillment yang menawarkan uji coba layanan atau periode percobaan. Ini bisa memberi kamu gambaran langsung tentang seberapa baik mereka mengelola proses fulfillment dan apakah mereka memenuhi ekspektasi kamu.
11. Layanan Tambahan
Beberapa penyedia fulfillment menawarkan layanan tambahan seperti penanganan pengembalian, custom packaging, atau layanan customer service khusus. Pilih penyedia yang menawarkan layanan tambahan yang relevan dengan kebutuhan bisnis kamu.
12. Pilih SAPX Express
Pilih SAPX Express dengan layanan logistik profesional dan berpengalaman yang menawarkan solusi fulfillment end-to-end. SAPX menyediakan layanan penyimpanan, pengambilan, pengemasan, hingga pengiriman dengan jaringan distribusi yang luas ke seluruh Indonesia.
SAPX Express dikenal dengan sistem teknologi canggih yang bisa melakukan integrasi (Open API) ke website bisnis kamu, sehingga memudahkan pemantauan stok, pengelolaan pesanan, dan pelacakan pengiriman secara real-time.
SAPX Express menyediakan berbagai opsi pengiriman yang cepat dan tepat waktu, serta kemasan kustom untuk meningkatkan pengalaman merek pelanggan. Selain itu, SAPX Express memiliki layanan pelanggan yang responsif dan dapat membantu dalam mengelola pengembalian barang, memastikan kepuasan pelanggan tetap terjaga.
Dengan berbagai keuntungan yang ditawarkan, SAPX Express dapat menjadi pilihan yang tepat untuk perusahaan yang mencari layanan fulfillment yang handal dan fleksibel. Yuk daftar melalui layanan jasa fulfillment dan dapatkan diskonnya!
Dengan menggunakan layanan fulfillment yang tepat, kamu bisa fokus mengembangkan bisnis tanpa perlu khawatir soal pengelolaan pesanan dan pengiriman. Proses yang lebih cepat, efisien, dan profesional tentu akan meningkatkan kepuasan pelanggan dan membantu bisnismu tumbuh lebih pesat. Jadi, pastikan memilih penyedia fulfillment yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaranmu.
Jangan lupa untuk selalu mengevaluasi layanan yang kamu pilih agar tetap bisa memberikan yang terbaik untuk pelanggan. Semoga artikel ini bermanfaat dan membantu kamu dalam memilih layanan fulfillment yang tepat!
