Memulai bisnis baru atau ingin ekspansi ke pasar internasional? Salah satu dokumen penting yang perlu Anda pahami adalah proforma invoice. Dokumen ini berperan sebagai ‘penunjuk jalan’ dalam transaksi bisnis, memberikan informasi rinci tentang produk atau jasa yang akan Anda jual kepada calon pembeli. Mari kita bahas lebih dalam mengenai proforma invoice, mulai dari pengertian, fungsi, hingga cara membuatnya.
Apa Itu Proforma Invoice?
Proforma invoice adalah sebuah dokumen komersial yang berfungsi sebagai perkiraan biaya atau penawaran awal untuk suatu transaksi jual beli. Dokumen ini biasanya dibuat sebelum barang atau jasa dikirimkan dan berfungsi sebagai dasar untuk negosiasi antara penjual dan pembeli. Proforma invoice berisi informasi penting seperti rincian barang atau jasa yang ditawarkan, harga satuan, jumlah total, serta syarat pembayaran. Meskipun tidak seformal invoice resmi, proforma invoice memiliki peran penting dalam proses transaksi, terutama dalam perdagangan internasional.
Baca Juga : Membedah Perbedaan Faktur dan Invoice untuk Pengusaha
Apa Fungsi dari Proforma Invoice?
Meskipun tidak seformal invoice resmi, proforma invoice memiliki sejumlah fungsi krusial yang mendukung kelancaran proses bisnis.
Salah satu fungsi proforma invoice adalah sebagai alat negosiasi. Dokumen ini memberikan gambaran yang jelas kepada pembeli mengenai produk atau jasa yang ditawarkan, termasuk harga, jumlah, dan spesifikasi lainnya. Dengan adanya proforma invoice, kedua belah pihak dapat melakukan negosiasi yang lebih efektif dan mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan. Selain itu, proforma invoice juga dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat kontrak jual beli yang lebih formal.
Fungsi lain dari proforma invoice adalah sebagai persyaratan untuk berbagai keperluan administratif. Misalnya, banyak negara mengharuskan adanya proforma invoice sebagai salah satu persyaratan untuk mendapatkan izin impor atau visa bisnis. Beberapa bank juga mensyaratkan adanya proforma invoice sebagai dokumen pendukung untuk pembukaan Letter of Credit (L/C). Dengan kata lain, proforma invoice memiliki peran penting dalam memfasilitasi proses administrasi yang terkait dengan transaksi internasional.
Proforma invoice juga dapat berfungsi sebagai alat untuk mengelola persediaan. Bagi penjual, proforma invoice dapat digunakan sebagai dasar untuk merencanakan produksi atau pengadaan barang. Sedangkan bagi pembeli, proforma invoice dapat digunakan untuk mengatur anggaran dan memastikan ketersediaan dana untuk melakukan pembayaran. Dengan demikian, proforma invoice dapat membantu kedua belah pihak untuk mengoptimalkan pengelolaan sumber daya.
Terakhir, proforma invoice dapat berfungsi sebagai bukti awal dari suatu transaksi. Meskipun bukan merupakan dokumen hukum yang kuat, proforma invoice dapat menjadi bukti yang berguna jika terjadi perselisihan antara penjual dan pembeli. Dokumen ini dapat menunjukkan bahwa kedua belah pihak telah menyepakati suatu transaksi dan memberikan rincian mengenai persyaratan yang telah disetujui.
Komponen Utama Proforma Invoice
Proforma invoice, sebagai sebuah dokumen komersial, memiliki beberapa komponen penting yang harus disertakan. Berikut penjelasan detail mengenai masing-masing komponen:
1. Informasi Penjual dan Pembeli
- Nama perusahaan: Nama lengkap perusahaan penjual dan pembeli.
- Alamat: Alamat lengkap, termasuk nomor telepon, faks, dan alamat email.
- Nomor identitas: Nomor pajak (NPWP), nomor registrasi perusahaan, atau nomor identitas lainnya yang relevan.
- Kontak person: Nama dan jabatan orang yang dapat dihubungi untuk informasi lebih lanjut.
2. Deskripsi Barang atau Jasa
- Nama produk atau jasa: Deskripsi yang jelas dan spesifik mengenai produk atau jasa yang ditawarkan.
- Jumlah: Jumlah barang atau satuan jasa yang ditawarkan.
- Satuan: Satuan ukuran yang digunakan (misalnya, kilogram, meter, buah, dll.).
- Spesifikasi: Spesifikasi produk atau jasa yang relevan, seperti ukuran, warna, model, atau kualitas.
- Kode produk: Jika ada, kode produk yang digunakan untuk identifikasi internal.
3. Harga dan Kondisi Pembayaran
- Harga satuan: Harga per unit barang atau jasa.
- Diskon (jika ada): Besaran diskon yang diberikan, jika ada.
- Pajak: Jenis pajak yang berlaku (misalnya, PPN) dan tarifnya.
- Ongkos kirim: Jika biaya pengiriman ditanggung oleh pembeli, maka harus dicantumkan.
- Total harga: Jumlah keseluruhan yang harus dibayar oleh pembeli.
- Syarat pembayaran: Metode pembayaran yang diterima (misalnya, transfer bank, tunai, kartu kredit), mata uang pembayaran, dan jangka waktu pembayaran.
4. Tanggal dan Nomor Invoice
- Tanggal pembuatan: Tanggal ketika proforma invoice dibuat.
- Nomor invoice: Nomor unik yang diberikan pada setiap proforma invoice untuk memudahkan identifikasi dan pencatatan.
Cara Membuat Proforma Invoice
Membuat proforma invoice tidaklah sesulit yang dibayangkan. Anda dapat melakukannya secara manual atau menggunakan software akuntansi. Berikut adalah langkah-langkah cara membuat proforma invoice yang perlu Anda ikuti:
Menyiapkan Informasi Penjual dan Pembeli
Kumpulkan semua data yang diperlukan, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan kontak person baik dari pihak penjual maupun pembeli. Pastikan data yang Anda masukkan akurat dan lengkap.
Menyusun Daftar Barang atau Jasa
Buat daftar yang rinci mengenai semua barang atau jasa yang akan dijual. Sertakan informasi seperti nama produk, jumlah, satuan, deskripsi, dan harga satuan. Jika ada diskon atau potongan harga, cantumkan juga pada bagian ini.
Menentukan Harga dan Syarat Pembayaran
Hitung total harga dengan mengalikan harga satuan dengan jumlah barang atau jasa. Tentukan juga mata uang yang akan digunakan, serta syarat pembayaran yang berlaku, misalnya pembayaran di muka, pembayaran setelah pengiriman, atau melalui Letter of Credit (L/C).
Menambahkan Tanggal dan Nomor Invoice
Cantumkan tanggal pembuatan proforma invoice dan berikan nomor invoice yang unik. Nomor invoice ini berguna untuk memudahkan pelacakan dan pencatatan.
Baca Juga : Perbedaan Faktur Pembelian dan Faktur Penjualan yang Perlu Anda Pahami!
Kapan Proforma Invoice Digunakan?
Proforma invoice sering digunakan dalam berbagai situasi bisnis, terutama dalam transaksi internasional. Dokumen ini sangat berguna ketika penjual ingin memberikan gambaran awal kepada pembeli mengenai biaya yang akan dikeluarkan. Proforma invoice juga sering digunakan sebagai persyaratan untuk mendapatkan izin impor, visa bisnis, atau pembukaan Letter of Credit (L/C) di bank. Selain itu, proforma invoice juga dapat digunakan sebagai alat untuk mengkonfirmasi pesanan sebelum produksi atau pengiriman barang.
Proforma invoice bukan hanya sekadar dokumen administratif, tetapi juga merupakan alat negosiasi yang efektif. Dengan menyajikan informasi yang jelas dan terperinci, proforma invoice dapat membantu membangun kepercayaan antara penjual dan pembeli. Oleh karena itu, penting bagi setiap pelaku bisnis untuk memahami dan menguasai penggunaan proforma invoice.
