Perbedaan invoice dan faktur selintas memang tampak tidak ada, karena memiliki kesamaan dokumen. Padahal kedua dokumen ini tentu berbeda, jika Anda mau mempelajarinya lebih lanjut. Invoice dan faktur sendiri merupakan istilah yang berada di ruang lingkup bisnis sebagai data transaksi jual beli barang atau jasa.
Berupa dokumen atau surat tanda bukti transaksional yang biasa digunakan untuk kesepakatan kerja sama dan pembelian. Namun, tahukah Anda apa perbedaan faktur dan invoice yang sebenarnya jika dilihat dari berbagai sisi? Yuk, coba cari tahu informasi lebih lengkapnya di bawah ini!
Pengertian Invoice dan Faktur
Dokumen transaksi antara invoice dan faktur secara sepintas memang terlihat sama. Namun, ada perbedaan invoice dan faktur yang bisa Anda ketahui dengan merujuk pada pengertian, tujuan dan frekuensi pembuatan, hingga skala jenis bisnis.
Baca Juga : 9 Manfaat Laporan Keuangan Bagi Pemilik, Perusahaan dan Investor
Sebelum mempelajari karakteristik masing-masing dokumen yang dapat Anda perhatikan. Anda harus memahami pengertian antara invoice dan faktur terlebih dahulu. Supaya lebih memudahkan Anda untuk menemukan perbedaan dari dokumen invoice dan faktur.
Invoice adalah sebuah dokumen yang biasanya digunakan untuk transakasi dan dibuat untuk diberikan kepada pembeli. DImana tujuan pembutannya sendiri yaitu sebagai bentuk permintaan membayar jasa atau barang dari penjual.
Informasi yang berada di dalam dokumen invoice sama seperti faktur. Hanya saja data tersebut ditujukan untuk memberitahu penjual bahwa pembeli telah menerima pesanan barang atau jasa. Sebagai bukti bahwa sudah melakukan pembayaran atas penerimaan pesanan barang atau jasa. Selain itu, invoice dibuat dalam tiga bentuk dokumen untuk dibagikan kepada mitra, inti perusahaan, dan bagian keuangan.
Sementara faktur adalah dokumen yang berisi pemungutan pajak dan dikeluarkan oleh PKP ketika melakukan transaksi barang ataupun jasa kena pajak. PKP atau Perusahaan Kena Pajak wajib menggunakan faktur untuk setiap transaksional bukan lagi invoice. Di sisi lain, barang maupun jasa PKP pun akan dikenakan biaya Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
Perbedaan Faktur dan Invoice
Adapun mengenai perbedaan dari setiap karakteristik dokumen yang dapat Anda pahami yaitu berdasarkan :
1. Tujuan Pembuatan
Perbedaan faktur penjualan dan invoice selanjutnya dibedakan berdasarkan tujuan pembuatan. Invoice dibuat untuk memudahkan pendataan transaksi suatu perusahaan internal agar tertata secara baik. Seperti pencatatan keuangan dan pembukuan laporan yang menjadi arsip untuk bahan evaluasi.
Sementara nota atau dikenal dengan kwitansi hanya bertujuan untuk memberikan informasi bahwa pembayaran atas jasa maupun barang memang telah selesai dilakukan. Artinya, customer tidak ada lagi memiliki hutang kepada penjual. Hal ini yang menjadi perbedaan invoice dan nota sebagai tanda bukti transaksional suatu usaha.
Dimana kedua bentuk dokumen tersebut yang membuat adanya faktur penjualan. Invoice khusus PKP yang berfungsi untuk berbagai keperluan internal perusahaan. Berupa data transaksional yang memuat informasi seperti pembelian secara kredit atau dihitung sebagai piutang perusahaan.
2. Frekuensi Pembuatan
Frekuensi pembuatan merupakan perbedaan antara invoice dan faktur berikut yang dilihat berdasarkan kebijakan. Secara umum invoice dibuat tergantung pada kesepakatan antara penjual dan pembeli. Bahkan dalam beberapa kasus invoice bisa dibuat setiap kali terjadi transaksi penjualan. Secara interval dalam kurun waktu tertentu seperti mingguan atau bulanan.
Berbeda dengan faktur yang dibuat tergantung pada kebijakan dan kebutuhan perusahaan. Namun, biasanya pembuatan faktur dilakukan pada akhir periode pembayaran atau pada saat selesai transaksi penjualan. Jadi, faktur lebih jarang dibuat jika dibandingkan dengan invoice karena dirangkap menjadi satu waktu transaksi.
3. Pihak Pembuat Dokumen
Perbedaan berikut terlihat dari pihak yang membuat dokumen. Apabila faktur penjualan dibuat oleh penjual atau vendor, maka invoice kebalikannya. Faktur dan invoice sama-sama digunakan untuk memberi informasi kepada pembeli tentang jumlah dan harga barang atau jasa yang telah dibeli.
Hanya saja di dalam dokumen faktur terdapat ketentuan bayar pajak yang dirangkap untuk satu periode pembelian sesuai kebijakan perusahaan. Dimana invoice biasanya berisikan mengenai detail produk, jumlah, harga, waktu pengiriman, hingga tanggal jatuh tempo untuk pembayaran. Secara operasional dapat juga mencantumkan informasi seperti nomor pesanan dan faktur hingga rincian pajak.
4. Waktu Pembuatan Dokumen
Waktu pembuatan dokumen invoice faktur penjualan biasanya dilakukan ketika barang telah dikirim kepada pihak konsumen. Dalam praktiknya penjual akan mencetak atau mengeluarkan faktur seusai pembeli menyelesaikan transaksi penjualan. Setelah penjual memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan pembeli telah tercatat dengan benar.
Namun, invoice sudah dibuat sebelum barang dikirim oleh penjual tetapi tetap setelah adanya kesepakatan transaksi. Jika faktur berperan sebagai bukti referensi bagi pembeli untuk pembayaran. Maka invoice berperan sebagai keterangan keberhasilan pembelian barang dan jasa yang biasa digunakan keperluan administrasi perusahaan.
Baca Juga : Memahami Perbedaan Biaya Langsung dan Tidak Langsung dalam Bisnis
5. Skala Jenis Bisnis
Contoh invoice dan faktur pajak dapat terlihat dari skala jenis bisnis atau perusahaan yang tidak sama. Faktur pajak pada umumnya digunakan untuk berbagai jenis bisnis berskala kecil hingga besar dan konvensional maupun digital. Contohnya, grosir atau distribusi yang terbiasa menjual produk dalam jumlah besar.
Hal ini berbeda dengan invoice yang memang secara umum digunakan oleh bisnis jenis perorangan atau usaha kecil saat menawarkan jasa maupun barang kepada konsumen. Contoh usaha buket bunga kekinian dan nail art yang tidak memerlukan pembayaran potongan pajak. Contoh faktur invoice ini dapat Anda lihat lebih lanjut dengan nota penjualan.Jadi, dapat Anda simpulkan bahwa perbedaan invoice dan faktur terlihat dari pengertian dan karakteristik masing-masing dokumen. Atau dengan kata lain, faktur itu sudah pasti invoice tapi invoice bukan faktur.
