Manajemen persediaan merupakan bagian dari sistem operasional usaha yang mengatur dan mengolah seluruh ketersediaan barang. Dimana dalam hal ini, bukanlah pekerjaan yang mudah dilakukan oleh siapa saja. Terlebih pada sistem manajemen didalam perusahaan besar dan ketika ada pesanan yang melonjak.
Peranan manajemen tentu menempati posisi yang penting dalam membantu keberlangsungan bisnis tersebut. Agar tidak terjadi kesalahan mencatat antara data dan bukti fisik persediaan barang yang berakibat pada kekecewaan pelanggan. Oleh karena itu, penting memahami apa itu manajemen persediaan yang bisa Anda simak berikut di bawah ini!
Apa Pengertian Manajemen Persediaan
Manajemen persediaan adalah istilah yang merujuk pada proses perencanaan, pengendalian, dan pengawasan atas ketersediaan barang suatu perusahaan. Baik persediaan bahan baku, bahan pembantu, barang produksi, barang jadi hingga suku cadang. Proses pengaturan persediaan ini tidak boleh dilakukan sembarangan, karena jika terjadi kesalahan bisa mengakibatkan kerugian.
Baca Juga : Manajemen Produksi: Pengertian, Ruang Lingkup dan Contohnya
Persediaan barang yang terlalu banyak akan membuat biaya operasional penyimpanan semakin tinggi. Sementara persediaan yang kurang bisa mengganggu transaksi penjualan. Apalagi dalam dunia usaha selalu ada dinamika yang tidak bisa dipastikan dan diprediksi. Seperti ketidakpastian permintaan pasar, waktu pemesanan, dan pasokan dari supplier.
Jadi, pengertian manajemen persediaan atau inventory management ini memiliki beragam arti yang pada intinya memastikan ketersediaan barang. Sebagai salah-satu bagian dari bisnis yang berfungsi untuk menjaga dan mengatur persediaan bagi keberlangsungan operasional usaha. Berdasarkan ketepatan waktu dengan biaya yang efisien untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Oleh karena itu, pemahaman mengenai apa yang dimaksud dengan manajemen persediaan menjadi ilmu yang sangat penting. Bukan hanya sekedar diperlukan oleh pebisnis dengan perusahaan besar, tetapi para wirausaha online yang sudah sepatutnya memahami.
Apa Fungsi Menerapkan Manajemen Persediaan
Adapun fungsi dari manajemen persediaan yang perlu Anda ketahui diantaranya memiliki nilai berdasarkan tujuan. Tujuan manajemen persediaan yang mengantisipasi kerugian operasional usaha akibat kesalahan penyediaan barang. Sebagaimana uraian dari poin-poin berikut :
1. Mengantisipasi Kekurangan Persediaan
Fungsi manajemen persediaan yang pertama adalah untuk mengantisipasi kekurangan. Terutama bagi usaha yang berfokus pada sektor produksi. Pengaturan persediaan penting bahan baku sangat diperlukan agar produksi barang bisa berkesinambungan. Meskipun memang secara umum supply bahan baku pasti selalu ada sesuai jadwal.
Akan tetapi, antisipasi tetap penting dilakukan untuk melakukan pencegahan jika ada hal-hal di luar prediksi. Seperti keterlambatan persediaan bahan baku atau kelangkaan sebab alasan tertentu. Apabila tidak diantisipasi maka proses produksi tentunya akan terganggu.
Selain itu, jika untuk usaha pada sektor penjualan meminimalisir kekurangan stok barang bisa jadi antisipasi ketika sedang tinggi permintaan. Apalagi saat harbolnas tetapi terjadi kekurangan persediaan produk. Maka, langkah yang bisa dilakukan adalah dengan mengupayakan inventory management.
2. Mengantisipasi Pesanan Persediaan Ternyata Tidak Sesuai dengan Kebutuhan
Fungsi berikutnya yaitu untuk mengantisipasi pesanan persediaan yang ternyata tidak sesuai dengan kebutuhan. Berkaitan dengan jumlah permintaan yang lebih sedikit dari dibanding produksian. Dimana kondisi seperti ini kemungkinan sangat bisa terjadi, sehingga perusahaan harus selalu memastikan.
Apakah pesanan persediaan bahan baku yang diterima sesuai dengan kebutuhan produksi berdasarkan permintaan atau tidak. Agar tidak terjadi timpang antara jumlah penyediaan barang dengan kebutuhan yang dipasarkan.
3. Menjamin Lancarnya Proses Produksi
Fungsi manajemen persediaan yang ketiga adalah menjamin lancarnya proses produksi. Terutama perusahaan yang memiliki fokus memproduksi barang. Agar proses produksi tetap berjalan dipastikan memerlukan inventory management yang baik.
Tanpa merencanakan inventory management, keuangan perusahaan juga bisa terganggu yang fatalnya berakibat pada kebangkrutan. Hal ini karena, keuangan perusahaan merupakan salah-satu faktor persediaan barang yang mana jika produksian saja terhambat. Keuntungan yang biasa diperoleh perusahaan pun bisa tersendat.
4. Menyiapkan Stok
Fungsi utama dari melakukan inventory management yaitu untuk memastikan persediaan bahan baku selalu ada di tempat produksi. Hal ini memiliki tujuan dalam mengantisipasi jikalau bahan yang biasa digunakan tidak ditemukan di pasaran, baik karena stok habis atau alasan lain.
5. Mengantisipasi Perubahan Permintaan dan Penawaran Barang
Dalam dunia bisnis dinamika permintaan dan penawaran konsumen terhadap barang pasti mengalami perubahan. Oleh karena itu, perlu inventory management untuk mengantisipasinya agar memastikan persediaan produk bisa memenuhi permintaan pelanggan atau tidak.
Faktor yang Mempengaruhi Manajemen Persediaan
Ketika mengelola manajemen persediaan ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan. Alasannya karena, inventory management merupakan aspek krusial dalam operasional suatu bisnis. Dimana beberapa faktor tersebut dapat mempengaruhi efisiensi dan efektivitas operasional, yang diantaranya :
- Keuangan
Keuangan merupakan faktor inventory management yang mencakup banyak hal. Mulai dari biaya pinjaman, pajak, operasional gudang, dan perubahan transportasi. Semua biaya ini tentu dapat mempengaruhi berapa banyak persediaan barang yang dapat Anda miliki di gudang perusahaan.
- Pemasok
Supplier atau pemasok termasuk yang memiliki pengaruh besar pada pengendalian inventory management. Pada umumnya suatu bisnis yang sukses selalu memerlukan pemasok handal guna merencanakan pengeluaran dan mengatur produksi. Contoh manajemen persediaan dari faktor ini bisa Anda lihat dari sektor bisnis yang berfokus pada produksian.
- Lead Time
Lead time atau waktu tunggu merupakan waktu yang diperlukan untuk pengiriman pesanan barang hingga sampai di lokasi. Lead time di sini sangat beragam tergantung pada jenis produk dan proses manufaktur yang dilibatkan. Apabila tidak memperhitungkan dari faktor lead time, akan ada kemungkinan kekurangan stok.
- Jenis Produk
Perlu Anda pahami bahwasanya tidak semua produk dapat disimpan untuk waktu yang lama sebagaimana inventory management. Sebab, mungkin beberapa produk akan mudah rusak atau bahkan tidak dapat digunakan sama sekali. Oleh karena itu, perlu mengetahui jenis jenis manajemen persediaan yang memastikan ketepatan tanggal kadaluarsa produk.
- Manajemen
Manajemen termasuk faktor lain yang tidak kalah penting adalah inventory management itu sendiri. Pasalnya untuk mengelola persediaan pasti diperlukan kerja sama yang baik antar semua pihak. Terkait pengawasan seluruh proses penyimpanan untuk persediaan. Jika
manajemen tidak berjalan dengan baik, tentu proses operasional juga dapat terganggu.
- Faktor Eksternal
Adapun faktor eksternal yang mempengaruhi manajemen persediaan yakni permintaan pasar, perubahan teknologi, dan kondisi ekonomi saat itu. Permintaan pasar berkaitan dengan trend dari market yang mempengaruhi penjualan. Perubahan teknologi yang dapat merubah sistem manajemen perusahaan.
Metode Manajemen Persediaan
Masing-masing metode manajemen persediaan tentu memiliki kelebihan dan kelemahan yang berbeda. Dari beberapa pilihan metode yang secara umum digunakan oleh banyak perusahaan. Namun, metode ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik perusahaan. Meskipun tidak jarang ada juga perusahaan yang mengkombinasikan beberapa metode untuk mencapai persediaan efektif, diantaranya :
1. Metode EOQ (Economic Order Quantity)
Metode EOQ dilakukan dengan cara menghitung jumlah unit yang harus ditambahkan ke dalam persediaan sesuai dengan pesanan. Biasa disebut metode kuantitas pesanan ekonomi yang inventory management nya ditentukan oleh jumlah pesanan, spesifikasi, dan tenggat waktu. Sehingga perusahaan akan memperhitungkan berbagai hal agar persediaan barang ready.
Akan tetapi, perusahaan tidak akan memiliki persediaan yang berlebih. Selain itu, dapat meminimumkan biaya pemeliharaan pengaturan dan penyimpanan barang sesuai rules waktu yang pasti. Contoh manajemen persediaan menggunakan metode ini hampir mirip seperti strategi pemasaran Pre-Order.
2. Metode MRP (Material Requirement Planning)
Material Requirement Planning atau Metode MRP berkaitan dengan prakiraan penjualan. Artinya, perusahaan harus memiliki catatan penjualan yang akurat untuk memperkirakan persediaan. Sehingga supplier dapat memenuhi kebutuhan persediaan barang sesuai waktu untuk memenuhi pesanan pelanggan perusahaan.
3. Metode JIT (Just In Time)
Metode yang satu ini berasal dari Jepang, dengan kekhasan perusahaan memilih untuk tidak memiliki persediaan. Berdasarkan asumsi tidak ada beban atau biaya atas persediaan, yang memungkinkan perusahaan untuk mengurangi pemborosan. Namun, metode Just In Time cukup berisiko ketika permintaan tiba-tiba melonjak dan perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan pasar.
Baca Juga : Pahami Mendalam Metode LIFO, Fungsi dan Contohnya
4. Metode Analisa ABC
Metode analisis ABC dibuat dengan cara menggolongkan ketersediaan berdasarkan total dari persediaan. Dengan setiap item persediaan akan diberi label sesuai masing-masing kelas. Contohnya persediaan makanan yang mudah basi dan frozen food. Dimana masing-masing makanan mempunyai grade berbeda menyesuaikan perlakuan penyimpanan.
5. Metode Periodic Review
Metode periodic review lebih dikenal dengan sistem ulasan berkala, yang mana produk persediaan akan dipesan pada satu waktu. Salah satu fungsinya bisa meredam fluktuasi permintaan kebutuhan bahan baku. Namun, menggunakan metode ini mengharuskan perusahaan memperbanyak stok untuk mengantisipasi pesanan produksi tiba-tiba melonjak.
Pengetahuan tentang manajemen persediaan tentu sangat diperlukan oleh seorang pengusaha. Mulai dari pengertian, fungsi, faktor, hingga metode yang digunakan. Tanpa terkecuali bagi Anda yang ingin belajar bagaimana inventory management tersebut. Semoga bermanfaat!
