Dokumen yang sering disebut sebagai daftar packing atau packing list sering kali diabaikan dalam pengiriman barang, meskipun sebenarnya perannya sangat penting untuk memastikan kelancaran proses tersebut. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan secara komprehensif apa itu packing list, serta menguraikan manfaat, risiko, dan langkah-langkah untuk membuatnya dengan efektif. Yuk simak!
Apa yang dimaksud dengan Packing List?
Packing list adalah dokumen berisi informasi terperinci mengenai isi paket atau pengiriman. Biasanya, dokumen ini mencakup detail seperti deskripsi, nomor bagian, jumlah, serta berat dari masing-masing item yang terdapat dalam paket tersebut. Selain itu, packing list juga mencatat informasi seputar ukuran, jenis kemasan, serta tanda dan nomor yang tertera pada paket atau pengiriman tersebut. Dokumen ini digunakan oleh berbagai pihak, seperti pemasok, pengirim, operator, dan penerima, untuk berbagai tujuan seperti verifikasi, pengungkapan, dan identifikasi barang.
Dalam konteks perdagangan internasional, packing list export memberikan informasi kepada eksportir, pengangkut barang internasional, dan penerima akhir tentang pengiriman yang meliputi cara pengemasan, dimensi dan berat tiap paket, serta tanda dan nomor yang dicatat di luar kotak. Walaupun secara teknis tidak merupakan dokumen yang wajib diperlukan dalam proses Bea Cukai, penggunaan packing list ekspor sangat berguna karena dapat menyederhanakan proses impor/ekspor baik bagi pihak pengirim maupun Bea Cukai.
Baca Juga : 10 Cara Menghitung Kapasitas Gudang dan Tips Memaksimalkannya
Manfaat Packing List pada Bidang Ekspor Impor
Berikut adalah manfaat-manfaat penting dari packing list untuk kegiatan ekspor dan impor, yaitu antara lain;
1. Meningkatkan Ketepatan Pengiriman Barang
Manfaat penggunaan packing list adalah kemampuannya untuk memberikan akurasi pengiriman barang melalui informasi yang jelas. tentang isi pengiriman. Dokumen ini memiliki nilai penting ketika melalui proses bea cukai ataupun pihak yang menerima kiriman, sehingga memastikan kesesuaian isi paket dengan data pengiriman barang.
2. Mempermudah Proses Pelacakan Pengiriman
Manfaat selanjutnya packing list adalah kemampuannya untuk menyederhanakan proses pelacakan barang. Dengan meletakkannya di luar paket dan menyertakan salinan di dalamnya, dapat mempermudah ketika melacak pengiriman barang. Ini membantu mencegah hilangnya barang dan mempercepat proses penerimaan dan pengiriman.
3. Meningkatkan Efisiensi Operasi Logistik
Dengan memasukkan packing list ke dalam kiriman barang, juga akan meningkatkan efisiensi dalam operasional logistik. Ini karena dokumen tersebut berisi informasi rinci mengenai isi paket. Dokumen tersebut berfungsi sebagai panduan mengecek isi barang dan memastikan bahwa barang bisa dilacak dengan akurat. Sehingga, hal ini dapat membantu mengurangi biaya dan waktu yang diperlukan dalam mengelola operasi logistik.
Resiko Apabila Data Packing List Tidak Sesuai
Apa konsekuensinya jika pengiriman ekspor tidak memasukkan atau mencatat informasi yang tidak benar dalam dokumen packing list ini?
1. Barang Bisa Mengalami Kerusakan
Tidak memasukkan dokumen packing list atau mengalami kesalahan pada dokumen ini dalam pengiriman barang dapat mengakibatkan penundaan pada proses pemeriksaan, bahkan penghentian pengiriman. Keterlambatan dalam waktu pengiriman dapat berdampak negatif pada kondisi isi paket, seperti penurunan kualitas hingga kerusakan.
2. Kehilangan Pelanggan
Risiko lain yang timbul jika packing list tidak akurat atau bahkan tidak ada adalah potensi kehilangan pelanggan oleh perusahaan. Apabila kualitas dari isi paket mengalami penurunan atau kerusakan disebabkan oleh proses pengiriman yang lama, ini akan menimbulkan ketidakpuasan pelanggan.
Hal yang sama berlaku ketika pelanggan melakukan pemeriksaan dan menemukan perbedaan antara data pada packing list dengan isi paket yang diterimanya. Pelanggan kemudian harus mengkonfirmasi kembali dengan pengirim, yang dapat menyebabkan keterlambatan dalam penggunaan barang.
3. Kerugian Material
Akibat kerusakan barang, Anda akan mengalami kerugian finansial yang signifikan karena barang tidak dapat dijual di pasar. Jika situasi negatif ini berlanjut, ada kemungkinan bisnis Anda akan menghadapi risiko kebangkrutan. Kesalahan pada packing list bisa menyebabkan biaya ekstra, seperti biaya pengiriman ulang, biaya pengembalian, atau biaya perubahan yang harus dikeluarkan oleh pengirim. Semua ini dapat mengurangi profitabilitas perusahaan.
Cara Membuat Packing List
Cara membuat packing list adalah dengan mengisi informasi yang jelas dan lengkap sesuai dengan isi barang.
Beberapa hal penting yang terdapat dalam packing list ini mencakup:
- Data Pengirim, Shipper, atau Exporter: Ini mencakup informasi mengenai pengirim, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan sebagainya.
- Data Penerima atau Importer: Informasi terkait penerima, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan sebagainya.
- Nomor Referensi Pesanan: Termasuk nomor dan data terkait Purchase Order (PO) dan faktur (invoice).
- Deskripsi Barang: Rincian barang yang ada dalam paket, mencakup jenis barang, model, ukuran, harga per unit, dan jumlahnya.
- Berat dan Volume Barang: Informasi tentang berat dan volume barang yang dikirimkan.
- Jumlah Kemasan: Informasi mengenai jumlah kemasan dalam pengiriman.
- Nomor Kontainer: Jika barang dikirim dalam kontainer, mencantumkan nomor kontainer yang digunakan.
- Nama Kapal dan Jadwal Keberangkatan: Ini mencakup nama kapal yang digunakan dalam pengiriman serta jadwal keberangkatan.
- Instruksi Khusus: Jika ada instruksi khusus terkait penanganan atau pengiriman, hal ini perlu dicantumkan.
- Tanggal Pengiriman: Tanggal pengiriman yang mengindikasikan kapan pengiriman akan dilakukan.
- Tanda Tangan: Dokumen packing list juga harus ditandatangani oleh pihak yang bertanggung jawab sebagai konfirmasi dan persetujuan terhadap isi dokumen.
Dengan mencantumkan semua informasi ini secara akurat dalam packing list, Anda dapat memastikan bahwa pengiriman ekspor Anda akan berjalan secara lancar serta sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Baca Juga : Simak Perbedaan Warehouse Management dan Inventory Management
Contoh Packing List
Source: Goshipzy
Untuk memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang cara membuat dokumen packing list ini, di atas adalah contoh packing list ekspor yang bisa menjadi referensi Anda. Pada gambar tersebut, terdapat rincian informasi dalam daftar pengepakan.
Jadi, demikianlah pembahasan kali ini mengenai packing list yang perlu Anda ketahui. Keberhasilan penggunaan packing list tidak hanya terletak pada upaya menghindari risiko dan kerugian, melainkan juga dalam memastikan kelancaran, efisiensi, dan kepatuhan pengiriman barang sesuai dengan regulasi yang berlaku. Dokumen packing list adalah alat yang memungkinkan perusahaan untuk bersaing secara efektif di pasar global dan menjadi elemen kunci dalam menjaga reputasi yang baik serta memuaskan pelanggan.
