Dalam menjalankan usaha, para pebisnis pasti menemui istilah stock on hand untuk memaksimalkan persediaan barang atau bahan baku di gudang. Dengan pengelolaan stok barang yang baik, tentu para pengusaha bisa memenuhi permintaan dari para pelangan proses yang cepat dan efektif. Proses layanan yang cepat akan membuat pelanggan merasa puas sehingga permintaan akan barang atau bahan baku berpotensi mengalami peningkatan.
Pengertian Stock On Hand
Stock on hand adalah konsep manajemen inventaris yang memastikan ketersediaan barang atau bahan baku untuk memenuhi kebutuhan operasional dan permintaan pelanggan. Pengelolaan yang efektif terhadap stock on hand membantu perusahaan dalam mempertahankan keseimbangan antara ketersediaan stok dan biaya penyimpanan.
Baca Juga : Apa Itu Stock Taking dan Manfaat Melakukannya
Hal ini akan mendukung kelancaran operasi dan kepuasan pelanggan sehingga perusahaan akan mendapat stabilitas bahkan peningkatan dari segi keuntungan.
Fungsi Stock On Hand
Pada dasarnya, fungsi stock on hand formula sangat penting dalam manajemen inventaris dan operasi bisnis secara keseluruhan. Supaya Anda memiliki pemahaman yang lebih mendalam, berikut adalah beberapa fungsi utama dari stock on hand:
1. Memenuhi Permintaan Pelanggan dan Perencanaan Produksi
Pengelolaan stok dapat memastikan produk yang dibutuhkan pelanggan tersedia dan siap untuk dijual, yang menghindari situasi kehabisan stok. Selain itu, kelola stok juga menyediakan bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi sehingga produksi dapat berjalan lancar tanpa gangguan.
2. Optimasi Pengelolaan Inventaris dan Pengendalian Biaya
Stock on hand berfungsi untuk membantu dalam merencanakan dan mengelola persediaan dengan lebih efisien untuk memastikan tidak ada kelebihan atau kekurangan stok. Gak cuma itu, pengelolaan stok juga membantu dalam mengelola biaya dengan menghindari stok berlebih yang dapat mengikat modal.
3. Mendukung Keputusan Bisnis dan Meningkatkan Layanan Pelanggan
Pengelolaan stok dapat memberikan informasi yang akurat mengenai jumlah persediaan yang tersedia, yang penting untuk pengambilan keputusan bisnis. Tak hanya itu, stock on hand juga memastikan produk tersedia saat pelanggan membutuhkannya, yang meningkatkan tingkat layanan pelanggan.
4. Mencegah Kehilangan Penjualan dan Mengoptimalkan Ruang Gudang
Dengan memonitor dan mengelola stok secara efektif, perusahaan dapat mengurangi risiko kehabisan stok yang dapat menyebabkan hilangnya penjualan. Pengelolaan stok juga dapat membantu dalam mengelola ruang penyimpanan di gudang dengan lebih efisien sehingga barang disimpan dengan rapi.
5. Mendukung Program Diskon dan Promosi
Menyediakan data stok yang akurat yang diperlukan untuk merencanakan dan menjalankan program diskon dan promosi tanpa risiko kehabisan barang. Selain itu, dengan memantau stock on hand, perusahaan dapat mengidentifikasi pola permintaan dan menyesuaikan tingkat persediaan.
Cara Mengelola Stock on Hand
Mengelola stock on hand secara efektif memerlukan pendekatan sistematis untuk memastikan bahwa barang selalu tersedia saat dibutuhkan. Agar bisa melakukan pengelolaan yang baik dan benar, berikut adalah beberapa cara untuk mengelola stock on hand secara efektif:
1. Menggunakan Sistem Manajemen Inventaris
Implementasikan perangkat lunak manajemen inventaris (Inventory Management System) untuk melacak stok secara real-time. Pastikan sistem ini dapat memperbarui data stok secara otomatis setiap kali ada transaksi masuk atau keluar.
2. Pencatatan yang Akurat dan Rutin
Lakukan penghitungan stok secara berkala (stock taking) untuk memastikan bahwa jumlah stok fisik sesuai dengan catatan inventaris. Gunakan metode siklus penghitungan (cycle counting) untuk memeriksa persediaan secara bertahap dan berkelanjutan.
3. Menetapkan Reorder Point dan Safety Stock
Tentukan titik pemesanan ulang (reorder point) untuk setiap item, yaitu level stok minimum yang memicu pemesanan ulang. Simpan stok cadangan (safety stock) untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan dan waktu tunggu pengiriman.
4. Menggunakan Metode FIFO dan LIFO
Terapkan metode First-In-First-Out (FIFO) untuk barang yang memiliki masa simpan terbatas agar barang yang lebih lama dijual lebih dulu. Gunakan metode Last-In-First-Out (LIFO) jika lebih sesuai dengan alur bisnis, meskipun ini kurang umum digunakan dalam manajemen inventaris fisik.
5. Analisis Permintaan dan Pola Penjualan
Analisis data penjualan untuk memahami pola permintaan, mengidentifikasi tren musiman dan merencanakan persediaan sesuai dengan proyeksi permintaan. Gunakan data historis untuk membuat perkiraan yang lebih akurat sehingga permintaan barang atau bahan baku bisa terpenuhi dengan baik.
6. Pengelompokan Barang
Kategorikan barang berdasarkan prioritas (misalnya, barang yang bergerak cepat, lambat, dan mati) untuk memudahkan pengelolaan. Gunakan analisis ABC untuk mengelompokkan barang berdasarkan nilai dan kontribusi terhadap pendapatan, sehingga fokus pada item yang paling penting.
7. Optimasi Ruang Penyimpanan
Susun tata letak gudang dengan efisien dan Anda bisa menggunakan rak vertikal untuk memanfaatkan ruang secara optimal. Tempatkan barang yang sering diakses di lokasi yang mudah dijangkau, agar Anda tidak kesulitan untuk menggunakan barang tersebut.
8. Pemantauan Kinerja Inventaris
Monitor kinerja inventaris menggunakan indikator kinerja utama (KPI) seperti tingkat perputaran stok, tingkat kekurangan stok dan biaya penyimpanan. Lakukan evaluasi rutin terhadap kebijakan dan prosedur manajemen inventaris untuk menemukan area yang perlu ditingkatkan.
9. Kolaborasi dengan Pemasok
Bangun hubungan yang baik dengan pemasok untuk memastikan keandalan pengiriman dan kualitas barang yang disiapkan. Pertimbangkan perjanjian pasokan yang fleksibel untuk menangani fluktuasi permintaan yang terus berjalan.
10. Pelatihan dan Kesadaran Karyawan
Berikan pelatihan kepada karyawan tentang prosedur manajemen inventaris yang efektif dan pentingnya akurasi pencatatan. Libatkan karyawan dalam proses pemantauan dan pelaporan masalah yang mungkin terjadi terkait stok.
Perbedaan Stock In Hand vs Stock On Hand
Istilah stock in hand dan stock on hand sering digunakan secara bergantian dalam konteks manajemen inventaris, namun keduanya dapat memiliki sedikit perbedaan. Berikut adalah perbedaan stock in hand vs stock on hand yang tergantung pada konteks atau preferensi terminologi perusahaan:
1. Stock on Hand
- Fokus Utama: Ketersediaan fisik barang di gudang atau tempat penyimpanan.
- Penggunaan: Digunakan dalam konteks memastikan ada cukup stok untuk memenuhi permintaan pelanggan atau kebutuhan produksi.
- Penghitungan: Memerlukan sistem manajemen inventaris yang memperbarui stok secara real-time untuk memastikan keakuratan data.
2. Stock in Hand
- Fokus Utama: Ketersediaan barang yang sudah siap untuk dijual atau digunakan langsung.
- Penggunaan: Kadang digunakan dalam konteks laporan keuangan atau audit untuk menunjukkan stok yang dapat segera diakses tanpa memerlukan pemrosesan lebih lanjut.
- Penghitungan: Sama dengan stock on hand, tetapi mungkin digunakan lebih dalam konteks akuntansi atau pelaporan.
Baca Juga : Pentingnya Memahami Stock Keeping Unit dalam Meningkatkan Bisnis Anda
Dalam praktiknya, penting untuk memahami bagaimana setiap istilah digunakan dalam konteks spesifik organisasi atau perusahaan Anda.
Stock on hand adalah elemen krusial dalam manajemen inventaris yang mempengaruhi berbagai aspek operasi bisnis, dari kepuasan pelanggan hingga efisiensi biaya. Dengan mengelola stok secara efektif melalui sistem yang tepat dan analisis permintaan yang akurat, perusahaan dapat memastikan kelancaran operasional.
Memastikan ketersediaan stok yang optimal tidak hanya mendukung operasi sehari-hari tetapi juga membantu perusahaan mencapai tujuan jangka panjangnya. Sekian bahasan lengkap mengenai stock on hand dan semoga semua bahasannya bisa bermanfaat buat para pembacanya.
