Faktur atau invoice adalah dokumen terperinci yang mencantumkan semua pekerjaan yang diselesaikan untuk klien selama periode bersama dengan harga setiap layanan atau produk yang ditransaksikan. Dari transaksi tersebut, pembelian yang dilakukan secara tunai maupun secara kredit memerlukan faktur sebagai bukti transaksinya.
Di dalam bisnis, faktur dibagi menjadi 2 jenis, yaitu faktur penjualan dan faktur pembelian. Kedua jenis faktur tersebut merupakan bagian penting dari proses aktivitas bisnis. Berikut ini adalah perbedaan dari faktur penjualan dan faktur pembelian berdasarkan pengertian dan fungsi masing-masing beserta contohnya.
Pengertian Faktur Penjualan dan Pembelian
Untuk lebih memahami bagaimana perbedaan faktur penjualan dan pembelian, ada baiknya kita ketahui masing-masing pengertiannya. Dilansir dari laman Jurnal, pengertian dari kedua jenis faktur adalah sebagai berikut:
- Faktur Penjualan
Faktur penjualan hampir identik dengan faktur pembelian. Namun, faktur penjualan dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli pada saat penyerahan barang dan jasa. Tujuan dari faktur penjualan adalah untuk menguraikan barang dan jasa yang disediakan, jumlah masing-masing dan ketentuan bisnis seperti metode pengiriman dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Dokumen ini mengikat secara hukum dan berfungsi sebagai permintaan pembayaran.
Artinya, faktur penjualan adalah dokumen transaksi yang diberikan oleh vendor, supplier, atau penjual kepada pembeli saat terjadi transaksi. Faktur penjualan digunakan sebagai bukti transaksi yang menyatakan bahwa barang atau jasa telah dibeli oleh seorang pembeli. Baik dalam bentuk cash maupun kredit.
Di dalamnya tertulis data-data penting yang diperlukan seperti nama barang, tanggal pembelian, harga, diskon jika ada, serta harga akhir yang perlu dibayarkan oleh pembeli. Selain itu data lain seperti nama penjual dan alamat lengkap juga disertakan untuk memperjelas sales invoice yang diberikan.
Faktur penjualan digunakan untuk mencatat transaksi yang terjadi. Oleh karena itu, penulisan nama barang dan juga tanggal sangatlah penting. Hal tersebut berhubungan dengan stok opname yang perlu dilakukan oleh perusahaan. Dengan adanya sales invoice maka ada stok barang perusahaan yang juga keluar.
- Faktur Pembelian
Faktur pembelian adalah dokumen transaksi yang diberikan oleh pembeli untuk menyatakan setiap pemesanan atau pembelian. Biasanya di dalam transaksi bisnis, faktur pembelian juga disebut dengan purchase order sebagai dokumen yang menyatakan apa saja barang atau jasa yang dibutuhkan pembeli.
Di dalam faktur penjualan juga tertera data-data penting seperti apa saja barang atau jasa yang dibutuhkan dan jumlahnya, nama vendor atau supplier, serta nama pembeli dan juga data pelengkap lainnya seperti alamat dan nomor telepon.
Faktur pembelian atau purchase order biasanya akan diproses oleh pihak vendor setelah isinya disetujui. Setelah diproses, faktur pembelian akan disertakan pada saat barang atau jasa dikirimkan kepada pembeli untuk menyatakan bahwa barang yang dikirimkan sesuai dengan pesanan yang tertera di dalam faktur pembelian. Jadi pihak pembeli bisa dengan mudah memeriksa setiap pesanan yang telah dibuat.
Fungsi Faktur Penjualan dan Faktur Pembelian
Faktur memiliki 2 tipe, yaitu faktur pembelian dan faktur penjualan. Kedua tipe faktur tersebut memiliki manfaat yang berbeda. Berikut ini akan diulas lebih dalam mengenai kedua tipe faktur tersebut:
- Fungsi Faktur Pembelian
Faktur pembelian merupakan dokumen komersial yang dikeluarkan untuk setiap pemesanan atau pembelian yang dilakukan oleh pihak pembeli. Faktur akan dibuat setelah saat purchase order (PO) dilakukan dan penjualan telah terkonfirmasi dari kedua belah pihak (penjual dan pembeli). Faktur pembelian akan dibuat beberapa rangkap (copy), biasanya lembar yang paling atas (muka) diberikan kepada pembeli.
Faktur pembelian memiliki banyak manfaat bagi para pembeli. Namun, kebanyakan orang kurang menyadarinya sehingga saat selesai melakukan transaksi akan langsung membuat faktur pembelian yang telah diterima. Berikut ini beberapa manfaat dari faktur pembelian, yaitu:
- Sebagai bukti yang nyata, karena akan tertampil detail barang atau jasa beserta harganya
- Sebagai bukti nilai tagihan pembayaran yang harus dilunasi oleh pembeli
- Sebagai bukti informasi saat melakukan penagihan
- Dokumen yang sah untuk dapat melakukan pembukuan dalam akuntansi
- Dokumen yang sah saat melakukan klaim dari pihak pembeli kepada penjual jika barang atau jasa yang diberikan tidak sesuai pesanan
- Sebagai dokumen yang dapat menunjukan keadaan persediaan barang terbaru setelah dilakukan pembelian.
Jika ditinjau dari beberapa manfaat di atas, maka dapat diketahui dengan pasti bahwa faktur pembelian merupakan dokumen yang penting bagi seorang pembeli. Selain sebagai bukti bagi pembeli, faktur pembelian yang dimiliki perusahaan juga berguna untuk mengetahui seberapa banyak barang yang telah dijual. Dengan demikian, perusahaan dapat memperbarui stok persediaan barang dengan segera.
- Fungsi Faktur Penjualan
Tujuan utama dari faktur penjualan adalah sebagai catatan atau rekaman transaksi penjualan bagi perusahaan. Faktur penjualan menjadi salah satu cara untuk mengetahui penjualan yang telah terjadi berdasarkan tanggal barang terjual (untuk tiap periode).
Selain itu, faktur penjualan berguna untuk mengetahui jumlah pembayaran yang telah diterima, dan jumlah piutang yang dimiliki perusahaan. Sama seperti faktur pembelian, faktur penjualan juga memiliki banyak manfaat, seperti:
- Sebagai sebuah informasi mengenai barang atau jasa yang dibeli oleh konsumen
- Sebagai informasi mengenai nilai tagihan dan termin pembayaran yang harus diproses pembayarannya oleh pembeli
- Sebagai dasar bukti, jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang yang dilakukan oleh penjual dan agar pembeli dapat melakukan perbaikan kepada penjual
- Sebagai rujukan jika barang atau jasa kan dijual lagi ke pihak lainnya
Perbedaan Faktur Penjualan dan Faktur Pembelian
Secara umum, kedua jenis faktur tersebut terasa sama. Jika seorang pembeli melakukan pesanan barang atau jasa, maka setelah purchase order (PO) selesai dan dikonfirmasikan. Selanjutnya, sistem akan membuat faktur secara otomatis. Faktur yang diterima tersebut merupakan faktur pembelian atau faktur penjual ditinjau dari proses pembayarannya.
Jika barang dibeli secara kredit, maka faktur tersebut adalah faktur pembelian. Sedangkan jika tanpa melalui kredit, maka faktur tersebut bisa disebut sebagai faktur penjualan. Faktur tersebut kemudian dijadikan sebagai dokumen pelengkap saat pengiriman barang akan dilakukan. Ketika pemesanan telah terjadi dan terkonfirmasi umumnya faktur akan membuat dua salinan. Satu untuk penjual dan satunya untuk pembeli. Masing-masing pihak harus menyimpan faktur sebagai bukti transaksi.
Bagi perusahaan, keberadaan faktur dibutuhkan dalam penyusunan pembukuan akuntansi dan laporan keuangan.
Contoh Faktur Pembelian dan Faktur Penjualan
Dalam membedakan kedua jenis faktur ini, kita harus memahami apa yang tercantum di dalam masing-masing struktur faktur. Menurut laman web Online Pajak, berikut ini contoh faktur pembelian dan faktur penjualan:
- Contoh Faktur Pembelian
Secara umum, faktur pembelian/purchase order berisi informasi tentang pemesanan dari perusahaan kepada pemasok. Nah, berikut ini informasi atau keterangan yang biasanya ada pada faktur pembelian:
- Nama pedagang dan nama pembeli barang.
- Alamat pedagang dan pembeli barang secara lengkap.
- Nomor orderan.
- Jumlah barang yang dibeli.
- Keterangan nama barang yang dibeli.
- Harga satuan barang yang dibeli.
- Total harga tiap jenis barang.
- Total keseluruhan barang yang dibeli.
- Alamat pengiriman yang ditulis secara lengkap.
- Tanggal pengiriman.
Lebih jelasnya lagi, silakan lihat contoh faktur pembelian dan faktur penjualan di bawah ini untuk melihat perbedannya.
Contoh Faktur Pembelian
- Contoh Faktur Penjualan
Faktur penjualan atau sales invoice merupakan dokumen yang penting untuk menjaga agar segala transaksi yang dilakukan oleh suatu perusahaan bisa tercatat secara detail. Sales invoice ini juga menjadi dasar yang sangat penting untuk membuat faktur pajak melalui aplikasi e-Faktur. Berikut ini contoh sales invoice.
Contoh Faktur Penjualan/Sales Invoice
Itulah sekilas ulasan mengenai pengertian faktur pembelian dan penjualan yang menggiring kita untuk memahami apa perbedaan antara faktur pembelian dan penjualan, manfaat dan juga contohnya. Dari masing-masing faktur jelas memiliki karakteristik dan fungsinya masing-masing yang sangat vital dalam bertransaksi di dunia bisnis. Semoga artikel ini membantu menambah wawasan mengenai faktur.
